Job Description
Wir sind das Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE) – und stehen für exzellente Kompetenz in Forschung, Lehre und der vollumfänglichen Gesundheitsversorgung in unseren Kliniken. Unsere rund 15.300 Mitarbeiter:innen streben jeden Tag aufs Neue danach, mit ihrem Beitrag die Welt ein bisschen gesünder zu machen.
Es ist unser Anspruch, eine der führenden Universitätskliniken zu sein – und gleichzeitig der beste Arbeitgeber unserer Branche. So glauben wir im UKE fest daran, dass erfolgreiches und erfüllendes Arbeiten im Einklang mit den persönlichen Bedürfnissen und individuellen Lebensentwürfen der Mitarbeitenden stehen sollte. Und so unterschiedlich diese sind, so vielfältig ist unser Angebot an individuellen Lösungen.
Willkommen im UKE.
Assistenz/Sekretariat Senior (all genders)
Vollzeit/Teilzeit | Befristet | Arbeitsort: Hamburg-Eppendorf
UKE_Zentrum für Anästhesiologie und Intensivmedizin
Die Klinik und Poliklinik für Anästhesiologie betreut anästhesiologisch alle operativen, interventionellen und diagnostischen Bereiche unseres Universitätsklinikums. Wir führen im Jahr mehr als 43.000 Narkosen mit einem hohen Anteil an hochkomplexen Eingriffen bei Erwachsenen und Kindern durch. Im Bereich der Intensiv-, der Schmerz-, der Palliativ- sowie der Notfallmedizin können Zusatzqualifikationen in allen Säulen unseres Fachgebietes im spannenden Spektrum einer Universitätsklinik erworben werden. Wir stehen für eine qualitativ hochwertige Patientenversorgung, exzellente Forschung und moderne Lehre.
Genau in diesen genannten Bereichen übernehmen Sie als Teil des Direktionssekretariates der Klinik und Poliklinik für Anästhesiologie verantwortungsvolle Aufgaben in allen administrativen und organisatorischen Angelegenheiten. Sie sorgen im Tagesgeschäft unserer Klinik mit Weitsicht, großem Engagement und Organisationstalent für reibungslose Abläufe.
Ihre Aufgaben beinhalten unter anderem:
- Organisation und Koordination von wissenschaftlichen Fortbildungsveranstaltungen und Kongressen sowie sämtliche damit verbundene Tätigkeiten
- Übernahme von Aufgaben im Bereich Personal, wie z.B. Vertragsverlängerungen, die Bearbeitung von Zeugnissen und sonstigen Bescheinigungen
- Selbständige Abwicklung aller administrativen und vertragsbezogenen Abläufe bei Drittmittelstudien
- Bearbeitung von Dienstreiseanträgen/Dienstherrengenehmigungen inklusive Abrechnung von Reisekosten
- Die Pflege von Urlaubs- und Abwesenheitszeiten
- Unterstützung im Direktionssekretariat: Bearbeiten des Posteingangs, Überwachung von Wiedervorlagen, Terminkoordination sowie Schriftverkehr und telefonische Kommunikation
Diese Position ist vorerst im Rahmen einer Elternzeitvertretung befristet bis zum 31.08.2025 mit Option auf Weiterbeschäftigung/Entfristung zu besetzen und kann in Voll- oder Teilzeit ausgeübt werden.
- Abgeschlossene Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten oder Kauffrau/mann für Büromanagement oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
- Sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift
- Gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift
- Gute MS Office-Kenntnisse
- Fähigkeit zum ergebnisorientierten Arbeiten, Zuverlässigkeit, Diskretion, Koordinations-, Kommunikations- und Organisationsgeschick, Teamfähigkeit, Flexibilität
- Fähigkeit im verantwortungsvollen und sensiblen Umgang mit medizinischen Anfragen/Daten
- Ein verbindliches, freundliches sowie souveränes Auftreten
- Eine strukturierte, gewissenhafte, zuverlässige und zügige Arbeitsweise mit entsprechender Eigeninitiative
- Geregelte Bezahlung nach TVöD/VKA; attraktive betriebliche Altersvorsorge und verschiedene Mitarbeitendenrabatte
- 30 Tage Urlaub; Möglichkeit zum Sonderurlaub und Sabbatical
- Zentrale Lage: Unsere Klinik liegt zentral am schönen Eppendorfer Park
- Nachhaltig unterwegs: Zuschüsse zum Deutschlandticket als Jobticket und Dr. Bike Fahrradservice; Option zum Dienstrad-Leasing
- Krisensicherer Arbeitsplatz, sinnstiftende Tätigkeit, wertschätzendes Miteinander und offener Wissensaustausch im Team; strukturierte Einarbeitung
- Möglichkeit, im Rahmen unseres Mitarbeitendenprogramms aktiv die Arbeitswelt mitzugestalten und weiterzuentwickeln
- Umfangreiche Fortbildungsprogramme (UKE-Akademie für Bildung und Karriere)
- Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperation zur Kinderbetreuung, kostenlose Ferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
- Ausgezeichnete Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote
- Gesunde und abwechslungsreiche Mittagspause: Zusätzlich zu unserer Kantine gibt es nur wenige Schritte entfernt noch eine reiche Auswahl an kulinarischen Angeboten, beispielsweise die „Health Kitchen“ Cafés und Bistros, sowie weitere Imbisse, Bäcker, einen Supermarkt etc.