Job Description
Wir sind ein globales, dynamisches und wachsendes Unternehmen, das in der Sport Medizin Technik erfolgreich tätig ist. Zur Verstärkung unseres Teams für den deutschen Hauptsitz in Groß-Gerau suchen wir einen engagierten und erfahrenen Office Manager (m/w/d) in Vollzeit.
Büroorganisation und Verwaltung:
- Organisation und Koordination des Büroalltags
- Verwaltung von Terminen und Besprechungen
- Organisation und Durchführung interner Meetings
- Optimierung der Büroeinrichtung und -materialien
- Kontrolle aller internen Fristen (z.B. Dienstjubiläen, Pflichtschulungen, Rollen im Brandschutz, Ersthelfer, Schulungsbeauftragter)
- Dokumentenmanagement und Digitalisierung
Projekt- und Prozessmanagement:
- Lean Office: Überprüfung aller Prozesse auf Notwendigkeit und Einsparpotenzial
- Kontrolle, Verwaltung und Optimierung externer Dienstleister (Agenturen, Reinigung, etc.)
- Kostenkontrolle (für Dienstleistungen und Services der Büroorganisation)
- Optimierung und Kontrolle des DDQ-Prozesses
- Verwaltung von Distributoren Verträgen
- Proaktives Vertragscontrolling (Kundennutzungsverträge)
- Analyse von Bedürfnissen und Empfehlungen an das Managementteam
- Reisekosten (Training und Anleitung)
Mitarbeiter- und Kundenbetreuung:
- Erster Ansprechpartner für Fragen von Mitarbeitern zu allen organisatorischen Belangen
- Kundendatenpflege (Stammdaten aktualisieren und ggf. bereinigen)
- Durchführung von Kundenzufriedenheitsumfragen (auditrelevant)
- Erstellung von Serienbriefen
- Verwaltung von Mitarbeiter-Benefit-Programmen
- Unterstützung in einigen HR-Bereichen
Rechtliche und Compliance-Aufgaben:
- Rechtliche Unterstützung, administrativ
- Einhaltung von Compliance-Richtlinien
- Markt- und Erstattungszugang im Bereich Ortho: Hybrid-DRGs (mit Vertrieb)
Sonstige Aufgaben:
- Zentraler Kontakt für allgemeine Kundenanfragen (Telefon, Email, Website)
- Reiseplanung
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management oder in einer ähnlichen Position
- Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise
- Sicherer Umgang mit MS Office, vorwiegend Excel und PowerPoint, SAP/Oracle und Salesfoce.com Kenntnisse von Vorteil
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten, Durch- und Umsetzungsstärke sowie hohe Eigeninitiative
- Teamgeist ist für uns ein Must
- Hohe Serviceorientierung und Belastbarkeit
- Deutsch und Englisch fließend, weitere Fremdsprache von Vorteil
- Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem wachsenden, hochmotivierten Team
- Ein angenehmes Arbeitsumfeld mit Entwicklungspotenzial
- Attraktive Vergütung und Sozialleistungen
- Jährliches Budget für Sport oder präventive Maßnahmen im Rahmen der Gesundheitsvorsorge