Job Description
Arbeitgeber: Bundesanstalt für Materialforschung und -prüfung
Einsatzort: 10178 Berlin
Gesucht wird zur Verstärkung unseres Teams in den Fachbereichen 7.1 „Baustoffe“ und 7.4 „Baustofftechnologie" in Berlin-Steglitz zum nächstmöglichen Termin eine*n
Sekretär*in (m/w/d)
Entgeltgruppe 5 TVöD
unbefristetes Arbeitsverhältnis
Vollzeit/teilzeitgeeignet
Die Bundesanstalt für Materialforschung und -prüfung (BAM) ist eine wissenschaftlich-technische Bundesoberbehörde mit Sitz in Berlin. Als Ressortforschungseinrichtung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz forschen, prüfen und beraten wir zum Schutz von Menschen, Umwelt und Sachgütern. Im Fokus unserer Tätigkeiten in der Materialwissenschaft, der Werkstofftechnik und der Chemie steht dabei die technische Sicherheit von Produkten und Prozessen.
Werden Sie Teil unseres Teams von engagierten Mitarbeitenden!
- Allgemeine Sekretariatsaufgaben zur Unterstützung der Fachbereichsleitungen und der ca. 65 Mitarbeiter*innen der Fachbereiche 7.1 und 7.4, u. a. interne und externe Korrespondenz, Prüfberichte und Gutachten, Bearbeitung des Postein- und -ausgangs, Terminverwaltung, Materialbeschaffung, Protokollführung etc.
- Organisation des Sekretariatsbereichs gemäß Managementhandbuch der BAM und der Anforderungen externer Auditvorgaben
- Mitwirkung bei der verwaltungstechnischen Einarbeitung und Betreuung von Mitarbeiter*innen, von Auszubildenden sowie ausländischen Besucher*innen und Gastwissenschaftler*innen
- Vor- und Nachbereitung sowie Mitwirkung bei der Organisation von Besprechungen, Workshops, Seminaren und Tagungen auf nationaler und internationaler Ebene
- Annahme und Beantwortung bzw. gezielte Weitervermittlung von fachbezogenen Kundenanfragen
- Pflege von Datenbanken der Abteilung und Fachbereiche
- Mitwirkung im Team aller Sekretariatsbereiche der Abteilung
- Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Fachangestellte*r für Bürokommunikation oder vergleichbar
- Berufserfahrung im Sekretariatsbereich wünschenswert, idealerweise mehrjährige Erfahrung im Führen eines vergleichbaren Sekretariates
- Erfahrung in der Vor-Ort-Ausbildung ist wünschenswert
- Sehr gutes Zeit- und Prioritätenmanagement sowie hohes Organisationsvermögen
- Sichere Beherrschung der Microsoft-Office-Anwendungen
- Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch, Englischkenntnisse sind wünschenswert
- Sicheres, kompetentes und kundenorientiertes Auftreten
- Gutes Kommunikations- und Informationsverhalten, zielorientierte und strukturierte Arbeitsweise, Initiative/Einsatzbereitschaft, Teamfähigkeit und Kooperationsbereitschaft sowie Lernbereitschaft