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Job Description

Seit 2008 stellt die GFA im Auftrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) die Geschäftsstelle der Exportinitiative Energie bzw. die Geschäftsstellen der Vorgängerinitiativen Erneuerbare Energien und Energieeffizienz.

Aufgabe der Geschäftsstelle ist die operative Umsetzung der Exportinitiative. Sie unterstützt das BMWK bei Steuerungsaufgaben, der Weiterentwicklung des Förderangebotes, der Programmplanung sowie der Koordinierung der beauftragten Durchführer. Darüber hinaus übernimmt die Geschäftsstelle die Öffentlichkeitsarbeit sowie die Betreuung des umfangreichen Internetangebots (Webseiten, Social Media) für die Exportinitiative in Abstimmung mit dem BMWK.

Zur Unterstützung unseres Teams in der Geschäftsstelle suchen wir eine

Assistenz (m/w/d) mit Schwer­punkt Öffent­lichkeits­arbeit
vorzugs­weise in Vollzeit

• Büroorganisation und allgemeine administrative Aufgaben, wie Bearbeitung von Anfragen (telefonisch, E-Mail), Terminorganisation, Verwaltung von Büromaterial
• Prüfung von Zielmarktanalysen auf formelle Anforderungen
• Vorbereitung, Erarbeitung und Durchführung von Präsentationen auf Veranstaltungen der Exportinitiative sowie von externen Partnerorganisationen
• Unterstützung des Fachreferats bei der Zulieferung von Informationen zur Vorbereitung von Gesprächselementen, Sachständen, Reden etc.
• Pflege des Veranstaltungskalenders der Exportinitiative
• Unterstützung bei der Administration und Pflege der Unternehmensdatenbank
• Koordinierung des IT-Supports und Abstimmung mit dem IT-Team in Hamburg
• Unterstützung bei der Pflege der Internetseite
• Selbstständige Koordinierung der Neuerstellung und Nachbestellung von Werbematerialien, Versand von Informationsmaterial und Werbeartikeln für Veranstaltungen der Exportinitiative
• Unterstützung beim Reise-Management
• Unterstützung der Vor- und Nachbereitung von Meetings und Gremiensitzungen (Teilnehmermanagement, Vorbereitung der Sitzungsunterlagen, Verfassen von Protokollen)
• Unterstützung bei der Erstellung von Unterlagen / Dokumenten für Durchführer und Auftraggeber, insbes. im Rahmen von Ausschreibungsverfahren
• Unterstützung bei der organisatorischen Vorbereitung von Veranstaltungen (BMWK-Fachveranstaltungen der Exportinitiative, Inlandsmessen etc.)
• Weitere Aufgaben in Abstimmung mit der Geschäftsstellenleitung

• Abgeschlossenes Studium (Bachelor)
• Erste Berufserfahrung
• Sehr gute Organisations- und Teamfähigkeiten
• Sehr gute Deutschkenntnisse und sichere englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit
• Sehr gute Office-Kenntnisse
• Erfahrung mit Ausschreibungen
• Erfahrung mit CRM-Systemen
• Auslandserfahrung im Rahmen der Ausbildung und/oder der Berufstätigkeit wünschenswert
• Kenntnisse zu Außenwirtschaftsförderung sowie Kenntnisse zu klimafreundlichen Energietechnologien sind ein Plus

• Flexible Arbeitszeitmodelle in Voll- und Teilzeit
• Familienfreundliche Arbeitsbedingungen, Wiedereinsteiger (m/w/d) willkommen
• Attraktive Homeoffice-Regelung
• Freundliches Arbeitsklima in einem internationalen Umfeld

Einsatzzeitraum:

Einstieg schnellstmöglich, zunächst befristet bis zum 31.12.2025.

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