Job Description
Die Technische Universität Braunschweig zählt zu den führenden Technischen Universitäten in Deutschland und bietet Ihnen als Arbeitgeberin eine große Auswahl an modernen, anspruchsvollen und vielseitigen Arbeitsplätzen. Nicht nur im Bereich der Forschung und Lehre, auch in Verwaltung, Technik und Handwerk sorgen ca. 3.800 Beschäftigte dafür, dass unsere Universität ihren Bildungsauftrag für die über 16.000 Studierenden und ca. 100 Auszubildenden in einem breiten Lehr- und Forschungsspektrum mit hervorragender Ausstattung und gleichzeitig persönlicher Atmosphäre erfolgreich erfüllt.
Wir suchen für das Institut für Genetik zur Unterstützung der Institutsleitung im administrativen Bereich zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n
Institutssekretär*in (m/w/d)
(unbefristet)
Das Institut für Genetik gehört zur Fakultät für Lebenswissenschaften und forscht und lehrt auf dem Gebiet der Virologie, Entwicklungsgenetik und Pilzgenetik.
- Sie bearbeiten den Haushalt und Drittmittelprojekte des Instituts unter Verwendung von SAP und sind Ansprechperson für die Schnittstelle zwischen dem Institut und der Finanzverwaltung der TU Braunschweig
- Sie kontrollieren Rechnungen, klären ggf. Unstimmigkeiten und buchen die Rechnungen dezentral in SAP
- Sie organisieren und verwalten das Sekretariat mit Hilfe von Microsoft-Office-Programmen
- Sie bewirtschaften die Mittel der Forschungsprojekte entsprechend den Richtlinien der verschiedenen Drittmittelgeber (DFG, BMBF, MWK etc.) und erstellen entsprechende Zwischen- und Schlussverwendungsnachweise
- Sie bereiten Einstellungen von Hilfskräften, von wissenschaftlichem Personal sowie von Beschäftigten in Technik und Verwaltung vor
- Sie organisieren Dienstreisen und rechnen diese ab
- Sie unterstützen die Lehrverantwortlichen bei der Datenpflege und Organisation der Lehrveranstaltungen
- Sie sind zuständig für die Pflege der Instituts-Homepage.
- Sie haben den Verwaltungslehrgang I erfolgreich abgeschlossen oder haben eine gemäß der Vereinbarung – VerwLG – gleichwertige abgeschlossene berufliche Ausbildung z. B. zur*zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d), zur*zum Fachangestellten für Bürokommunikation (m/w/d) oder zur*zum Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement (m/w/d) – absolviert bei einem öffentlich-rechtlichen Arbeitgeber
- Sie verfügen über fundierte Fachkenntnisse im Bereich Buchhaltung und/oder Controlling sowie wünschenswerterweise über (erste) Berufserfahrung im Bereich eines Sekretariats, idealerweise im Hochschulbereich
- Sie haben sehr gute EDV‑Kenntnisse, insb. für Microsoft-Office-Programme (wie Outlook, Word, PowerPoint, Excel) sowie Erfahrungen in der Anwendung von SAP‑Software von Vorteil
- Sie verfügen über sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache. Aufgrund der vielfältigen internationalen Kooperationen des Instituts sind auch gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift erforderlich
- Sie übernehmen Eigeninitiative und können sehr gut organisieren
- Sie arbeiten zuverlässig und strukturiert
- Sie treten freundlich und verbindlich auf
- Sie sind flexibel, belastbar und können gut in einem Team arbeiten.
- eine tarifgerechte Bezahlung nach Entgeltgruppe 8 TV‑L je nach Aufgabenübertragung und Erfüllung der persönlichen Voraussetzungen
- eine Sonderzahlung zum Jahresende sowie eine Zusatzversorgung als Betriebsrente, vergleichbar einer Betriebsrente in der Privatwirtschaft
- eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einer angenehmen Arbeitsatmosphäre mit einem netten und motivierten Team
- eine familienfreundliche Hochschulkultur, seit 2007 ausgezeichnet mit dem Audit „Familiengerechte Hochschule“
- ein vielfältiges Weiterbildungs- und Sportangebot sowie ein lebendiges Campusleben in internationaler Atmosphäre.