Job Description

Am Forschungsinstitut für Nachhaltigkeit (RIFS) werden Entwicklungspfade für die globale Transformation zu einer nachhaltigen Gesellschaft erforscht, aufgezeigt und unterstützt. Das Institut wurde 2009 als Institute for Advanced Sustainability Studies (IASS) gegründet und ist seit dem 1. Januar 2023 unter dem neuen Namen angebunden an das Helmholtz-Zentrum Potsdam – Deutsches Geoforschungszentrum GFZ und damit Teil der Helmholtz-Gemeinschaft.

Im Veranstaltungsmanagement ist die folgende Stelle zu besetzen:

Eventmanager:in (w_m_d)

Kennziffer 9399

Der:Die erfolgreiche Bewerber:in arbeitet in enger Absprache mit den Wissenschaftler:innen und der Leitung Veranstaltungsorganisation.

Veranstaltungen sind ein wesentlicher Bestandteil des transdisziplinären Forschungsansatzes des RIFS. Standardformate sind Dialogveranstaltungen, Workshops, Konferenzen und Symposien. Veranstaltungen mit bis zu ca. 50 Teilnehmenden finden in Potsdam statt. Auch weltweit organisiert das Veranstaltungsteam kleine und große Veranstaltungen (bis zu 350 Teilnehmende). Dazu gehören sowohl Präsenzveranstaltungen als auch hybride und digitale Veranstaltungen. Die Teilnehmenden sind Stakeholder aus Wissenschaft, Politik, Wirtschaft, Verwaltung und Zivilgesellschaft.

• Vorbereitung/​Durchführung/​Nachbereitung/​Evaluation und Abrechnung von Veranstaltungen in hoher Eigenverantwortung und in enger Absprache mit den Wissenschaftler:innen des RIFS
• Veranstaltungsbetreuung (Betreuung Veranstaltungstechnik, Betreuung digitaler Veranstaltungen, Empfang der Teilnehmer:innen)
• Raumbuchung mittels einer Raumbuchungssoftware
• Unterstützung bei der Vorbereitung/​Durchführung von Workshops/Tagungen mit bis zu 350 Teilnehmenden
• Erstellen von Kostenkalkulationen unter Berücksichtigung des zur Verfügung gestellten Budgets im Hinblick auf Reise- und Hotelkosten sowie Kosten für Catering und Technik
• Angebotseinholung und Buchung von Cateringleistungen, ggf. Buchung von weiteren Dienstleistungen (Hotel/​Technik) unter Berücksichtigung der Vergabeleitlinien des GFZ
• Koordinierung interner Prozesse (Haustechnik/​Service/​Reinigung)

• abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor), vergleichbare Qualifikation/abgeschlossene Ausbildung im Bereich Eventmanagement
• mehrjährige Berufserfahrung
• mehrjährige Erfahrung in der Organisation (Planung/​Steuerung/​Umsetzung und kontinuierlichen Optimierung) von Veranstaltungen
• Erfahrungen mit der Umsetzung von digitalen/hybriden Veranstaltungen
• Kenntnisse der aktuellen technischen Ausstattung (Software/​Hardware für Veranstaltungsräume) im digitalen und hybriden Veranstaltungsumfeld und ein gutes Verständnis von technischen Lösungen
• Kenntnisse der Vergaberichtlinien im öffentlichen Dienst
• Erfahrung mit Datenbanken/​CRM-Systemen zum Versand von Serienmails, Online-Registrierungssoftware
• sicherer Umgang mit Microsoft Office (Excel/​PowerPoint)
• verhandlungssichere Englischkenntnisse
• ausgeprägte Organisationsfähigkeit, Lösungsorientierung
• Verhandlungsgeschick und Durchsetzungsvermögen
• Teamfähigkeit und Flexibilität
• interkulturelle Kompetenz

Wünschenswerte Qualifikationen:

• Verständnis von datenschutzrelevanten Aspekten von Veranstaltungen
• Affinität zu Content-Management-Systemen (HTML)
• Erfahrung mit Bildbearbeitungsprogrammen

• anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben in einem dynamischen und internationalen Forschungsumfeld
• modernste Ausstattung der Arbeitsplätze
• Zusatzleistungen des öffentlichen Dienstes
• umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten
• eine flexible Arbeitszeit- und Arbeitsplatzgestaltung
• Unterstützung zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben durch benefit@work

Startdatum: nächstmöglich
Befristung: 2 Jahre (mit der Option auf Entfristung)
Vergütung: Die Stelle ist nach TVöD Bund mit der Entgeltgruppe 9b bewertet. Die Eingruppierung erfolgt nach den tariflichen Bestimmungen und den entsprechenden persönlichen Voraussetzungen.
Arbeitszeit: Vollzeit (derzeit 39 h/Woche); Die Stelle ist grundsätzlich teilzeitgeeignet.
Arbeitsort: Potsdam

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