Job Description
Gesucht wird zur Verstärkung unseres Teams der Fachbereiche 4.2 „Material-Mikrobiom Wechselwirkungen“ und 4.5 „Kunst- und Kulturgutanalyse“ in der Abteilung 4 „Material und Umwelt“ in Berlin‑Steglitz zum nächstmöglichen Zeitpunkt je ein*e
Sekretär*in (m/w/d)
Entgeltgruppe 5 TVöD
unbefristetes Arbeitsverhältnis
Vollzeit/teilzeitgeeignet
Die Bundesanstalt für Materialforschung und ‑prüfung (BAM) ist eine wissenschaftlich-technische Bundesoberbehörde mit Sitz in Berlin. Als Ressortforschungseinrichtung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz forschen, prüfen und beraten wir zum Schutz von Menschen, Umwelt und Sachgütern. Im Fokus unserer Tätigkeiten in der Materialwissenschaft, der Werkstofftechnik und der Chemie steht dabei die technische Sicherheit von Produkten und Prozessen.
Werden Sie Teil unseres Teams von engagierten Mitarbeitenden!
Allgemeine Sekretariatsaufgaben zur Unterstützung der Fachbereichsleitungen und der ca. 25 Mitarbeitenden für beide Fachbereiche. Die Aufgaben umfassen:
- Interne und externe Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Terminverwaltung, Mitarbeit bei Prüfberichten und Gutachten, Verbrauchsmittelbeschaffung, Protokollführung, Bearbeitung des Postein- und ‑ausgangs
- Eigenständige Nutzung elektronischer Tools (z. B. E-Akte, Parfis, Imsware) und weiterer fachlicher Anwendungen
- Organisation und Buchung von Dienstreisen aus Haushalts- und Drittmitteln
- Eigenständige Organisation des Sekretariats
- Mithilfe bei der Einweisung neuer Mitarbeitender, Auszubildender und von Gastwissenschaftlern in die internen Arbeitsabläufe und die Betreuung von in- und ausländischen Gästen und Besuchern
- Vorbereitung und Mitwirkung bei der Organisation von nationalen und internationalen Besprechungen, Workshops, Seminaren und Tagungen
- Annahme und Beantwortung oder gezielte Weiterleitung von externen schriftlichen oder telefonischen Anfragen (Firmen, Universitäten, andere Forschungseinrichtungen)
- Vertretung der anderen Fachbereichssekretariate der Abteilung
- Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Fachangestellte*r für Bürokommunikation oder vergleichbar
- Sicherer Umgang mit Microsoft-Office-Programmen (Word, Excel, PowerPoint etc.) und Onlinekommunikationstools (Webex, MS Teams)
- Kenntnisse in der Vorgangsbearbeitung mit der E‑Akte (Fabersoft) sind von Vorteil
- Sicheres, kompetentes und kundenorientiertes Auftreten
- Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch
- Gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift
- Erfahrung in der Vor‑Ort-Ausbildung ist wünschenswert
- Sehr gutes Zeit- und Prioritätenmanagement sowie hohes Organisationsvermögen
- Zielorientierte, strukturierte und selbständige Arbeitsweise
- Gutes Kommunikations- und Informationsverhalten, Teamfähigkeit und Kooperationsbereitschaft, Belastbarkeit sowie Zuverlässigkeit
- Interdisziplinäre Forschung an der Schnittstelle zu Politik, Wirtschaft und Gesellschaft
- Arbeit in nationalen und internationalen Netzwerken mit Universitäten, Forschungseinrichtungen und Industrieunternehmen
- Hervorragende Ausstattung und Infrastruktur
- Flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten
- Vielfältige Möglichkeiten zur externen und internen Weiterbildung