Job Description
Die Fraunhofer-Gesellschaft betreibt in Deutschland derzeit 74 Institute und Forschungseinrichtungen und ist die weltweit führende Organisation für anwendungsorientierte Forschung. Rund 32 000 Mitarbeitende erarbeiten das jährliche Forschungsvolumen von 3,4 Milliarden Euro.
Im Fraunhofer-Zentrum Erfurt verfolgen seit 2018 die Kerninstitute Fraunhofer IOF, Fraunhofer IPMS und Fraunhofer IZI gemeinsame Forschungsaktivitäten. Hier findet anwendungsorientierte Forschung an photonischen und elektronischen Systemen statt, insbesondere für die Bereiche Consumer Electronics, Information und Kommunikation, Medizin und Mobilität.
Sie sind ein Organisations- und Kommunikationstalent und auf der Suche nach einer verantwortungsvollen und abwechslungsreichen Stelle? Ein reibungsloser Ablauf liegt Ihnen am Herzen und Sie arbeiten gern in einem innovativen Umfeld?
Dann haben wir genau die richtige Position für Sie!
Als Teamassistent*in bilden Sie die Schnittstelle zwischen Standortleitung, den angeschlossenen Fraunhofer-Instituten, Teammitarbeitenden und unseren Verwaltungsbereichen. Sie unterstützen die Standortleitung und die Mitarbeitenden in allen relevanten administrativen und organisatorischen Themen. Im Einzelnen beinhaltet Ihr Aufgabengebiet folgende Tätigkeiten:
- Führung des Standortleitungssekretariats, Terminmanagement und Reiseorganisation
- Führung der Korrespondenz zu Angeboten, Zwischen- und Abschlussdokumenten in Deutsch und Englisch
- Unterstützung bei der Kapazitätsplanung
- Anlegen von Vorgängen im SAP-System
- Unterstützung der Standortleitung im Projektcontrolling
- Unterstützung bei Aufgaben zur Öffentlichkeitsarbeit
- Durchführung interner Onboarding-Prozesse
- Koordination und Organisation von Abteilungsveranstaltungen und Projektmeetings sowie Gästebewirtung
- Empfangsbetreuung
- Postbearbeitung und Warenannahme
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung bzw. betriebswirtschaftliches Studium oder eine vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
- Versierter Umgang mit MS-Office-Programmen und bestenfalls erste Erfahrungen mit SAP
- Sehr gutes Deutsch und Englisch in Wort und Schrift
- Ausgeprägte organisatorische und kommunikative Fähigkeiten
- Sicheres und freundliches Auftreten
- Hohes Maß an Selbstständigkeit, Leistungsfähigkeit und Agilität
Als größte Organisation für anwendungsorientierte Forschung in Europa und Top-Arbeitgeber bieten wir ein attraktives Arbeitsumfeld und zahlreiche Benefits. Dazu gehören u.a.:
- Abwechslungsreiche Tätigkeiten an einem modern ausgestatteten Arbeitsplatz
- Umfangreiche und attraktive Weiterbildungen für Ihre persönliche und fachliche Entwicklung
- Mitarbeit in einem kollegialen und aufgeschlossenen internationalen Team
- Work-Life-Balance dank flexibler Arbeitszeiten, 30 Tagen Jahresurlaub, mobilem Arbeiten und familienfreundlichen Angeboten
- Gute Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr und kostenlose Parkplätze
- Zusatzleistungen wie betriebliche Altersvorsorge, Zuschuss zum Jobticket und attraktive Rabatte bei namhaften Herstellern und Marken