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Job Description

Sich etwas Neues trauen, über sich hinauswachsen und dabei die Grenzen des Machbaren neu definieren. Genau das ist es, was unsere Mitarbeitenden täglich leben dürfen und sollen. Um mit unseren Innovationen das Tempo vorzugeben und Großartiges zu ermöglichen. Denn hinter jedem erfolgreichen Unternehmen stehen eine ganze Menge faszinierender Menschen.

Die Mitarbeitenden von ZEISS arbeiten in einem offenen und modernen Umfeld mit zahlreichen Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten. Unsere Kultur ist geprägt von Expertenwissen und Teamgeist. All das wird getragen durch die besondere Eigentümerstruktur und das langfristige Ziel der Carl-Zeiss-Stiftung: Wissenschaft und Gesellschaft gemeinsam voranzubringen.

Heute wagen. Morgen begeistern.

Vielfalt ist ein Teil von ZEISS. Wir freuen uns unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität auf Ihre Bewerbung.

Jetzt bewerben! In weniger als 10 Minuten.

• Effizientes Office-Management und wirksame Durchführung allgemeiner administrativer Aufgaben für den Leiter und das Team des Bereichs Corporate Auditing & Risk Management

• Planung und Organisation von Dienstreisen im In- und Ausland (inkl. Visa, Pass und Zollangelegenheiten) sowie Erfassung, Abrechnung und Überwachung der Reisekosten

• Administrative Verantwortung für das technische und organisatorische Onboarding neuer Mitarbeiter (u.a. Arbeitsplatz, Bestellung und Bereitstellung von Equipment)

• Verantwortung für das interne und externe Bestellwesen

• Vertragsmanagement und Kostenüberwachung der Abteilung inkl. der Auftrags- und Zahlungsabwicklung mit externen Dienstleistern

• Selbstständige Administration und Organisation von Abteilungsangelegenheiten u.a. SAP Abwicklung, Rückstellungen, Koordination und Organisation von Workshops und Veranstaltungen (auch online)

• Absicherung der Organisationspflichten für den Bereich und Organisation von verpflichtenden Aktivitäten (z.B. Arbeitssicherheit, Geräteprüfung, Korrekturen) und Pflege von Nachweisen und Datenbanken (z.B. Quentic)

• Kommunikation und Zusammenarbeit mit internen und externen Schnittstellen im Assistenzbereich so wie die Unterstützung und Mitwirkung bei abteilungsinternen Projekten und der Umsetzung der Strategie

• Abgeschlossene kaufmännische / betriebswirtschaftliche Ausbildung, eine aufgabenspezifischen Zusatzqualifikation (z.B. Managementassistenz) ist wünschenswert

• Sie sind gerne in einer Assistenzfunktion tätig und haben Freude am Austausch und in der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit mit anderen Kolleginnen und Kollegen

• Gute Kenntnisse ZEISS und gute Vernetzung in der Organisation durch mehrjährige Berufserfahrung in einem anspruchsvollen Assistenzumfeld (Vorstand, Geschäfts- bzw. Bereichsleiterebene) bei ZEISS

• Sicherer und routinierter Umgang mit wesentlichen ZEISS Office Anwendungen (SAP, Office365, Miro, Quentic, usw.) und der Zusammenarbeit im mobilen und bürogebundenen Arbeiten

• Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich, strukturiert und sicher

• Sie besitzen zudem einen hohen Grad an Zuverlässigkeit

• Nachgewiesene eigenverantwortliche und strukturierte Arbeitsweise gepaart mit einem hohen Grad an Zuverlässigkeit und einem vertraulichen Umgang mit sensiblen Sachverhalten

• Freude an interkultureller und bereichsübergreifender Zusammenarbeit

• Begeisterung für komplexe administrative Aufgaben und, auch in Konfliktsituationen, sicherer Kommunikation in deutscher und englischer Sprache.

• Sichere Kommunikation in Deutsch & Englisch in Wort und Schrift

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