Job Description
Das Hanse-Wissenschaftskolleg (HWK) mit Sitz in Delmenhorst ist eine renommierte, gemeinnützige Stiftung der Länder Bremen und Niedersachsen sowie der Stadt Delmenhorst. In einer inspirierenden Atmosphäre bietet das Kolleg, als Institute for Advanced Study, herausragenden Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern aus aller Welt und verschiedensten Disziplinen die Möglichkeit, Forschungsvorhaben durchzuführen. Das HWK stärkt internationale Forschung in der Nordwestregion und fördert dabei auch die weltweite Vernetzung der umliegenden Universitäten und Forschungseinrichtungen. Nähere Informationen unter: https://hanse-ias.de.
Wir suchen zu sofort eine Assistenz der Rektorin (m/w/d). Wir bieten Ihnen eine in Anlehnung an TV-L bis E9 vergütete Vollzeitstelle in einem kleinen Team mit Freiraum für eigenverantwortliches Arbeiten. Es handelt sich um eine zunächst auf 2 Jahre befristete Stelle.
- Allgemeine Assistenz- und Verwaltungsaufgaben (insb. Terminkoordination, Post/Emails, Dienstreisen administrieren, usw.)
- Kommunikation mit internen und externen Partnern in Deutsch und Englisch
- Eigenständige Vor- und Nachbereitung von Terminen und Sitzungen der Rektorin
- Mitwirkung bei der Erstellung von Berichten und Präsentationen
- Organisation von Veranstaltungen, z.B. Gremiensitzungen
- Betreuung von (internationalen) Gästen und Delegationen
- Unterstützung des HWK-Teams in Funktion einer Schnittstelle zur Rektorin
- Pflege von Datenbanken und Dokumentationen
- Erfolgreich abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor oder äquivalent) oder vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung z.B. im Office-Management, in einer akademischen oder wissenschaftlichen Umgebung
- Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise
- Erfahrung in der vorausschauenden und mitdenkenden Unterstützung einer Leitungskraft
- Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift in deutscher und englischer Sprache
- Routinierte Kenntnisse der MS Office Anwendungen und modernen Kommunikationsmitteln, am Arbeitsplatz und mobil
- Teamgeist und die Fähigkeit, auch unter Druck präzise und effizient zu arbeiten
- Eine verantwortungsvolle und vielseitige Position mit viel Raum für Eigeninitiative
- Einen international geprägten Arbeitsplatz
- Flexible Arbeitszeiten mit der Möglichkeit zum anteiligen Mobilen Arbeiten
- Tarifliche Vergütung inkl. Jahressonderzahlung
- Betriebliche Altersvorsorge
- Individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Architektonisch reizvolles Arbeitsumfeld auf einem ruhigen und dennoch gut durch den ÖPNV angebundenen Campus in Delmenhorst