Job Description
Klima braucht Köpfe. Das Potsdam-Institut für Klimafolgenforschung e.V. (PIK) untersucht wissenschaftlich und gesellschaftlich relevante Fragestellungen. Es ist eine der weltweit führenden Forschungseinrichtungen auf seinem Gebiet und bietet Natur- und SozialwissenschaftlerInnen aus aller Welt beste Voraussetzungen für exzellente interdisziplinäre Forschung.
Für die Forschungsabteilung Klimaresilienz sucht das PIK zum schnellstmöglichen Zeitpunkt eine
Teamassistenz (m/w/d)
(Stellenausschreibungsnummer: 40-2024 Teamassistenz RD2)
zur Unterstützung der Wissenschaftskoordination.
Die Stelle ist zunächst befristet auf zwei Jahre mit der Option auf Entfristung. Die Vergütung bemisst sich entsprechend der Vorgaben des Tarifvertrags der Länder (TV-L Brandenburg). Für diese Stelle ist eine Eingruppierung in die Entgeltgruppe 8 mit einer Arbeitszeit von 32 Stunden / Woche vorgesehen.
- Übernahme administrativer Aufgaben, wie interne und externe Kommunikation, Beantwortung von Anfragen, Umsetzung interner Bestellprozesse, Raumreservierungen, Unterstützung bei der Durchführung von Seminaren,
- Umsetzung von Personalprozessen, wie z. B. Vorbereitung von Neueinstellungen und Vertragsverlängerungen, Zusammenstellung von Unterlagen, Unterstützung bei der Erstellung von Stellenbeschreibungen, u. a. Dokumenten, Anmeldung von Nutzeraccounts, Beantwortung von Anfragen seitens des Personalreferats,
- Begleitung des Onboardings neuer Mitarbeiter*innen und Unterstützung internationaler Beschäftigter in Kooperation mit dem Welcome Center,
- Sicherstellung der Zeiterfassung für Projektmitarbeitende,
- Pflege der Drittmitteldatenbank, Eingabe von Informationen zu neuen Projekten, Aktualisierung von Angaben, Prüfung der Angaben auf den Webseiten der Abteilung in Zusammenarbeit mit den Projektleitungen,
- Unterstützung bei der Berichtserstattung von Projekten, wie Zwischenberichte und Schlussberichte in Deutsch und Englisch.
- eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau / -mann für Büromanagement / Bürokommunikation oder eine vergleichbare Ausbildung
- Einschlägige Berufserfahrung, diese ist nicht zwingend erforderlich, jedoch wünschenswert,
- hervorragende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift,
- sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift,
- einen sicheren Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint),
- nachweisbare, gefestigte Erfahrungen im Umgang mit Excel.
Wir erwarten von Ihnen:
- ein sympathisches, freundliches und offenes Auftreten,
- Zuverlässigkeit, Engagement und starke Motivation,
- Teamfähigkeit,
- organisatorisches Geschick,
- eine selbstständige Arbeitsweise und Eigeninitiative,
- die Fähigkeit, sich schnell in neue Themengebiete einzuarbeiten,
- die Mitarbeit in einem kreativen und interdisziplinären Team,
- ein spannendes Umfeld in einem international renommierten Forschungsinstitut mit einem Arbeitsplatz inmitten eines wunderschönen Forschungscampus auf dem historischen Telegrafenberg in Potsdam mit guter Anbindung nach Berlin,
- die Möglichkeit, zeitlich flexibel und mobil zu arbeiten,
- ein tarifliches Entgelt, tarifliche Leistungen sowie einen Zuschuss zum Jobticket oder Deutschland-Ticket Job.