Job Description
Das Max-Planck-Institut für Astrophysik (MPA) ist ein international ausgerichtetes Forschungsinstitut, das sich mit Grundlagenforschung auf dem Gebiet der theoretischen Astrophysik befasst. Derzeit besteht das Institut aus vier Abteilungen und etwa 120 Wissenschaftler*innen und ist mit seinen Arbeitsbereichen Kosmologie, Galaxienentstehung, Stellare Astrophysik und Numerische Astrophysik weltweit führend auf dem Gebiet der theoretischen Astronomie.
Zur Mitarbeit im Direktionssekretariat suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n
Assistenz bzw. Fremdsprachensekretär*in
Kennziffer 04/2024
Erwünscht ist eine teamfähige, flexible, kreative und belastbare Persönlichkeit mit Organisationstalent und guten interpersonellen Kommunikationsfähigkeiten sowie der Fähigkeit, selbstständig Problemlösungen zu erarbeiten.
- Abwicklung der Korrespondenz in Deutsch, Englisch und weiteren Sprachen
- Terminplanung und ‑überwachung
- Organisation und Planung von In‑ und Auslandsreisen
- Organisation, Planung und Durchführung von Veranstaltungen wie Projektmeetings, Tagungen und (Tele-)Konferenzen
- Pflege von Mitglieder‑ und Mailinglisten
- Gästebetreuung / vorbereitende Arbeiten zur Einreise von Gästen und neuen Kolleg*innen der Abteilung aus dem europäischen Ausland sowie Drittstaaten
- Allgemeine Verwaltungs‑ und Sekretariatsaufgaben und administrative Aufgaben zur Unterstützung der Projektleiter*innen
- Ausbildung zur*zum Fremdsprachensekretär*in, Kaufmann*Kauffrau für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich, vorzugsweise in Wissenschaftseinrichtungen oder Forschungsorganisationen
- Nachgewiesene ausgezeichnete Englisch‑ und Deutschkenntnisse
- Sehr gute Kenntnisse in den gängigen Büro‑EDV‑Anwendungen (MS Word, PowerPoint, Excel)
- Sehr gute kommunikative Fähigkeiten
- Arbeiten in einem internationalen Umfeld an einem der führenden Forschungsinstitute auf dem Gebiet der Astronomie
- Gute Arbeitsatmosphäre in einem motivierten, leistungsorientierten und multiprofessionellen Team
- Transparente Bezahlung nach dem TVöD Bund (Einstufung abhängig von Qualifikation und Berufserfahrung) mit allen Leistungen des öffentlichen Dienstes, wie z.B. eine attraktive Altersvorsorge (VBL) und eine garantierte Jahressonderzahlung
- Gezielte Einarbeitung von erfahrenen Kolleg*innen
- Interne und externe Fort‑ und Weiterbildungen nach den individuellen Bedürfnissen
- Bei Bedarf vorübergehend Bereitstellung einer Wohnung
- Unterstützung bei der Suche nach Kinder- und Angehörigenbetreuung
- Eine private Unfallversicherung innerhalb eines Rahmenvertrags für alle Mitarbeiter*innen
- Gute Erreichbarkeit mit dem ÖPNV (U-Bahn und Bus)
- Einen Zuschuss zum IsarCardJob-Ticket und zum Deutschlandjobticket
- Kantine in unmittelbarer Nähe; weitere Verpflegungsmöglichkeiten in der Umgebung