Job Description
Entdecken Sie HELM als besonderes Familienunternehmen und als attraktiven Arbeitgeber. Unser Ziel ist es, durch ständigen Austausch und Vernetzung im globalen Teamwork unseren Kunden zukunftsorientierte Lösungen anzubieten. Zu jeder Zeit, an jedem Ort. Dies lässt uns proaktiv handeln und langfristig denken – im operativen Geschäft, Qualitätsmanagement, der Prozessoptimierung, Produktentwicklung und Distribution. So sind wir Innovationstreiber, Möglichmacher und verlässlicher Partner in einem.Für unser Team Operations Management innerhalb der Business Unit Pharma am Standort Hamburg suchen wir, befristet für 2 Jahre, eine/n motivierte/n Order Service Specialist (m/w/d).
- Sie sind verantwortlich für die Entgegennahme, Überprüfung, Erfassung und Eingabe von Kundenaufträgen in das ERP-System (SAP).
- Die Verwaltung von Stammdaten, Fertigproduktspezifikationen, Produktdatenblättern und Artwork-Prozessen gehört zu Ihren Aufgaben.
- In dieser Position werden Sie Bedarfsanforderungen über das ERP (SAP) an den Supply Chain Specialist in der Beschaffung weiterleiten.
- Sie bereiten Verkaufsbestätigungen vor und versenden diese an Kunden.
- Zu Ihren Aufgaben gehört die Überwachung von Lieferplänen mit den Bereichen Beschaffung, Finanzen, Artwork, RA, QA und die Übermittlung von Versandanzeigen, Chargendokumentation und Packlisten an die Kunden.
- Die Verwaltung und Archivierung von Verkaufsakten, die Bearbeitung auftragsbezogener Kundenanfragen und das Management von Reklamationen gehören zu Ihren wesentlichen Aufgaben.
- Sie arbeiten mit Kunden, internen Kollegen, HELM-Tochtergesellschaften und Vertretern in verschiedenen Ländern zusammen und pflegen kundenspezifische Informationen.
- Sie erfassen und verfolgen Bedarfsprognosen von Kunden, geben diese in das SAP-Planungstool ein und verfolgen offene Aufträge mit der Kreditabteilung.
- Sie sind bereit, Produkteinführungen bei Kunden und internen Abteilungen zu unterstützen und als erster Ansprechpartner für Kundenanfragen zu fungieren.
- Das Erstellen von Lastschriften und Gutschriften, die Abstimmung mit Account Managern und Commercial Support Specialists sowie der Versand von kundenspezifischen Mustern gehören zu Ihren Aufgaben.
- Sie unterstützen die Planung von Produktionskampagnen mit Kunden, koordinieren und verfolgen offene Beträge für Vernichtungskosten und wählen Spediteure aus.
- Die Organisation von Mustersendungen, die Überwachung laufender Sendungen, die Beschaffung und Verwaltung von Datenloggern, die Buchung von Zollrechnungen, die Bearbeitung von Fracht- und Logistikdienstleistungsrechnungen, die Bearbeitung von Zollerklärungen, die Lagerung von CMR, AWB und BL, die Teilnahme an Einführungsbesprechungen und die Unterstützung der Versandvorbereitungen vor der Einführung gehören zu den notwendigen Aufgaben.
- Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung oder fundierte kaufmännische Kenntnisse. Eine hohe Affinität für den Bereich Customer Service steht hierbei im Fokus, welche Sie ggfs. erfolgreich in der Branche Pharmaceuticals anwenden konnten.
- Sie beherrschen die gängigen IT-Anwendungen wie das MS-Office-Paket; insbesondere sollten Sie über gute Anwenderkenntnisse im SAP-System verfügen.
- Sie haben bereits GxP Trainings absolviert und bringen allgemeine Kenntnisse der Supply Chain Elemente mit.
- Umfangreiche MS Excel- und TrackWise Kenntnisse sowie bereits absolvierte Trainings von QS-SOPs sind für diese Rolle erforderlich.
- Sie sind motiviert und offen für neue Herausforderungen. Sie sind eine teamorientierte, verantwortungsbewusste und zuverlässige Persönlichkeit. Sie verfügen über eine präzise und genaue Arbeitsweise.
- Ihre hohen Kommunikationsfähigkeiten, sowohl intern als auch extern, in deutscher und englischer Sprache, sind unerlässlich.
Jede:r Einzelne trägt durch verantwortungsvolles Handeln, beste Fachkenntnisse und einzigartigen Service täglich zum Erfolg von HELM bei. Dieses Engagement honorieren wir – nicht nur mit internationalen Entwicklungsperspektiven, Aufstiegschancen und Weiterbildungen. Sondern auch durch Leistungen, die optimale Rahmenbedingungen für eine Work-Life- Balance bieten.View More