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Job Description

Eine dynamische Hochschule – zwei moderne Standorte – drei innovative Fachbereiche – rund 3.000 engagierte Studierende – rund 300 motivierte Mitarbeiter/innen – rund 60 Partnerhochschulen weltweit – ein stark verzweigtes Forschungsnetzwerk und eine neue Herausforderung für Sie.

An der Hochschule Harz ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stelle zu besetzen:

Projektmanagerin für das Dokumentenmanagementsystem (m/w/d)

(befristet auf 2 Jahre nach § 14 Abs. 2 TzBfG, Vollzeit)
Kennzeichen: e/2024/63

Die Hochschule strebt einen höheren Anteil an Frauen an. Frauen werden deshalb ausdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben.

Die Stelle ist für die fortführende Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems an der Hochschule Harz verantwortlich und berichtet an die Kanzlerin sowie den Prorektor für Transfer und Digitalisierung. Ziel ist es, eine DMS-Software auf Basis der Plattform d.3one zu betreiben und ausgewählte Prozesse der Hochschule zu digitalisieren und die entsprechenden Workflows zu implementieren sowie die für die Abbildung von Prozessen und den Betrieb des Systems notwendigen Kompetenzen in der Hochschule aufzubauen.

• Leitung von Einführungsprojekten im Bereich Dokumentenmanagementsystem (DMS) mit einschlägigen Projektmanagement-Methoden, Projektcontrolling und -reporting, Qualitätssicherung;
• Betreuung der Anwendungssoftware d3.one, Rechteverwaltung, Sicherstellung des Betriebs, Management von Releases und Changes;
• Management der extern zu erbringenden Dienstleistungen, Abstimmungen mit dem beauftragten Dienstleister und Überwachung der zu erbringenden Beratungs- und Schulungsleistungen;
• Koordination von IT-Anforderungen und Abstimmungen mit dem Rechenzentrum der Hochschule;
• Koordination und Begleitung der Teilprojekte zur Digitalisierung von Prozessen, Abstimmungen mit den Leitungskräften und Beschäftigten der Bereiche;
• Aufnahme, Optimierung und Dokumentation von Prozessen, Entwicklung entsprechender Formulare und Templates;
• Abbildung von Prozessen im DMS, Pilotierung, Test und Produktivsetzung von digitalen Workflows;
• Erstellung und laufende Aktualisierung von Handreichungen und Auswertungen für die Anwender auf Grundlage der Anbieterdokumentation;
• Entwicklung von Schulungs- und Informationsmaterialien, Durchführung von Schulungen.

• abgeschlossenes Hochschulstudium in den Bereichen Informatik, Wirtschafts- oder Verwaltungs­informatik oder eines wirtschaftswissenschaftlichen Faches mit nachgewiesenen besonderen Kompetenzen im Bereich des Prozessmanagements,
• möglichst Zusatzqualifikation im Bereich des Projektmanagements und nachgewiesene Erfahrungen im Projektmanagement,
• Erfahrungen im Umgang mit und in der Administration von DMS- / ECM-Lösungen,
• ausgeprägte kommunikative Kompetenzen, Erfahrungen im Konfliktmanagement,
• Verständnis der Anforderungen in komplexen Digitalisierungsprozessen.

• abwechslungsreiches Aufgabenspektrum und ein modernes Arbeitsumfeld,
• familienfreundliche Arbeitszeiten,
• betriebliche Altersvorsorge im Rahmen der VBL,
• Teilnahme am Hochschulgesundheitsmanagement und ein vielfältiges Hochschulsportangebot,
• Möglichkeit zur Teilnahme an verschiedenen internen und externen Fortbildungen sowie internationale Weiterbildungsmöglichkeiten wie Sprachkurse, interkulturelle Trainings bis hin zu Auslands­aufenthalten,
• Jahressonderzahlungen.

Die Eingruppierung erfolgt nach persönlichen Voraussetzungen und Aufgabenübertragung bis EG 11 TV-L.

Bei im Ausland erworbenen Bildungsabschlüssen bitten wir um Übersendung entsprechender Nachweise über die Gleichwertigkeit mit einem deutschen Abschluss. Nähere Informationen hierzu erhalten Sie auf der Internetseite der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB)*.

Bei gleicher fachlicher Eignung und Leistung haben Schwerbehinderte und denen Gleichgestellte Vorrang vor gesetzlich nicht bevorrechtigten Bewerber/innen.

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