Job Description
Der Caritasverband für die Diözese Mainz e. V., Spitzenverband der freien Wohlfahrtspflege und Wohlfahrtsverband der Diözese Mainz mit mehr als 12.500 Mitarbeitenden in den caritativen Einrichtungen und Diensten der Mitgliedsorganisationen, sucht für den Bereich Tagungs- und Bildungszentrums (0,5 VZ) und die Stabsstelle Vorstandsbüro und allgemeine Verwaltung (0,5 VZ) zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine(n) engagierte(n) und motivierte(n)
Verwaltungsmitarbeitende(n) (m/w/d)
(Vollzeit 39,00 Std./Wo. – unbefristet)
- Selbstständige Durchführung administrativer Tätigkeiten, wie z.B. Postbearbeitung, Korrespondenz und Dokumentenmanagement
- Mitentwicklung von zukunftsfähigen Strukturen und Abläufen zur Organisation des Tagungs- und Bildungszentrums und der Themenfelder der allgemeinen Verwaltung
- Pflege und Aktualisierung von Datenbanken und Informationssystemen
- Bearbeitung von internen und externen Anfragen, sowohl schriftlich als auch telefonisch
- Rechnungsbearbeitung inkl. sachlicher und rechnerischer Prüfung
- Organisation, Koordination und Betreuung von Veranstaltungen (Sitzungs- und Tagungsmanagement)
- Unterstützung bei der Erstellung von Berichten, Präsentationen, Protokollen und anderen Dokumentationen
- Terminkoordination, Überwachung von Fristen und Einhaltung von Terminen
- Mitarbeit in internen und bereichsübergreifenden Arbeits- und Projektgruppen
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Einschlägige Berufserfahrung in der Büroorganisation und -verwaltung
- Sehr gute Kenntnisse in den MS-Office Anwendungen Word, Excel, Outlook und PowerPoint und Bereitschaft zum digitalen Arbeiten
- Sorgfältige und strukturiert eigenständige Arbeitsweise sowie Organisationstalent
- Fähigkeit in Strukturen zu denken und Freude an der Weiterentwicklung von Arbeitsabläufen
- Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit
- Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit vertraulichen Daten
- Flexibilität, Belastbarkeit und die Fähigkeit, auch unter Zeitdruck effizient zu arbeiten
- Gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen
- Bereitschaft zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung
- Identifikation mit den Zielen und Werten der Caritas
- Eine attraktive Vergütung nach den Arbeitsvertragsrichtlinien des Deutschen Caritasverbandes (AVR-C)
- Eine zusätzliche Altersversorgung sowie weitere Sozialleistungen (Urlaubsgeld- und Weihnachtszuwendung – vergleichbar mit TVöD)
- Ein sinnstiftendes, anspruchsvolles und abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit einem hohen Grad an Gestaltungsmöglichkeiten und Selbständigkeit
- Gute Einarbeitung sowie Förderung Ihrer persönlichen Entwicklung durch individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Eine offene und freundliche Unternehmenskultur mit zeitgemäßen Führungsstrukturen in einem wertschätzenden Team
- Zusatzleistungen wie z. B. flexible Arbeitszeitgestaltung, Fahrradleasing, Jobticket, Mietwagennutzung und kostenfreies Tanken an den E-Ladesäulen der Geschäftsstelle
- Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
- Betriebliches Gesundheitsmanagement (z. B. Firmenfitnessprogramm EGYM Wellpass)
- Ein moderner, zukunftsorientierter und sicherer Arbeitsplatz mit guter Anbindung an den ÖPNV