Job Description
Die TU Berlin versteht sich als international renommierte Universität in der deutschen Hauptstadt, im Zentrum Europas. Eine scharfe Profilbildung, herausragende Leistungen in Forschung und Lehre, die Qualifikation von sehr guten Absolventinnen und Absolventen und eine moderne Verwaltung stehen im Mittelpunkt ihres Agierens. Ihr Streben nach Wissensvermehrung und technologischem Fortschritt orientiert sich an den Prinzipien von Exzellenz und Qualität.
Bei der Technischen Universität Berlin ist/sind folgende Stelle/n zu besetzen:
Assistenz der Geschäftsstelle – Beschäftigte*r in der Verwaltung (d/m/w) – Entgeltgruppe 8 TV‑L Berliner Hochschulen
Teilzeitbeschäftigung ist ggf. möglich
Die Eingruppierung erfolgt in der angegebenen Entgeltgruppe, wenn alle persönlichen und tarifrechtlichen Voraussetzungen vorliegen.
Präsidialamt – Einstein Center Digital Future
Kennziffer: ECDF-359/24 (besetzbar ab 01.08.2024 / befristet bis 31.03.2028 / Bewerbungsfristende 16.08.2024)
Die Assistenz der Geschäftsstelle unterstützt das Team in den Bereichen der Geschäftsführung, des Eventmanagements, der Pressearbeit sowie der Finanzen. Neben der internen Kommunikation auf dt. & engl. mit dem ECDF-Vorstand und den ECDF-Mitgliedern ist auch die Kommunikation mit den externen Partnern und Stiftern aus Wissenschaft, Wirtschaft und Politik wichtiger Bestandteil des Aufgabengebiets.
Ihre Aufgaben umfassen:
- Unterstützung und Entlastung der Geschäftsführung in sämtlichen Belangen des Tagesgeschäfts und der Terminorganisation
- Organisation, Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen und Gremien inkl. Erstellen von Präsentationen und Protokollen in dt. und engl. Sprache
- Mitwirkung bei der Berichtslegung
- Mitwirkung in Projekten zur Prozessoptimierung innerhalb des ECDF
- Mitwirkung bei Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von (inter‑)nationalen Veranstaltungen
- Bearbeitung von Vorgängen aus dem Finanzteam, Auszahlungsanordnungen, Verwendungsnachweise sowie Bedarfsermittlung und Beschaffung
- Organisation von Dienstreisen (Reiseplanung, -steuerung und -abrechnung), Personalangelegenheiten
- Verantwortung und Durchführung von schriftl. und telefonischer Korrespondenz in dt. und engl. Sprache
- Sicherstellung einer effizienten Büroorganisation, Aktenablage analog/digital, Postbearbeitung und ‑verteilung
- erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r oder Fachangestellte*r für Bürokommunikation bzw. gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
- Kommunikationsvermögen mündl. & schriftl. in deutscher (mind. C1) und englischer (mind. B2) Sprache
- kaufmännisches Verständnis
- Kenntnisse in der Büroorganisation
- sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Excel und Outlook
- sorgfältige, strukturierte, verlässliche und gewissenhafte Arbeitsweise
Wünschenswert:
- Erfahrung im Wissenschaftsbereich
- Erfahrung in der Gremien- und Veranstaltungsorganisation
- proaktive Handlungsbereitschaft
- umfassendes Organisationstalent