Job Description
Die Vidal MMI Germany GmbH (Vidal MMI) ist ein E-Health Unternehmen, welches medienübergreifende Arzneimittelinformationssysteme und IT-Lösungen für Ärzte, Kliniken und Apotheken als auch für weitere Leistungserbringer im Gesundheitswesen erstellt. Wir sind Teil der Vidal Group, einem führenden Unternehmen im Bereich Gesundheitsinformatik und -informationssysteme mit Sitz in Paris. Die Vidal Group verfügt über lokale Gesellschaften in zahlreichen europäischen Ländern und gehört zu M3 Inc., einem an der Tokioter Börse notierten Unternehmen im Bereich der medizinischen Information und der neuen Technologien.
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir in Teilzeit (25 Std./Woche) und zur unbefristeten Festeinstellung zum frühestmöglichen Zeitpunkt einen
Office-Manager (w/m/d) in Teilzeit (20 Wochenstunden)
Als Office Manager sind Sie die gute Seele des Büros. Wenn für Sie die Themen Organisation, Koordination und auch Kommunikation im Arbeitsalltag allererste Priorität haben, dann ist diese Position mit einem vielfältigen Aufgabengebiet genau das Richtige für Sie!
- Sie organisieren zuverlässig unser Dienstwagenmanagement, in dem Sie die Beschaffung von Leasing-/Mietwagen sowie die Fahrzeugübergabe und -rücknahme koordinieren, mit Autohäusern und Leasing-gesellschaften kommunizieren sowie die anfallende Administration bearbeiten.
- Sie sind Ansprechpartner/in für Hauseigentümer, Hausverwaltung, Hausmeister und managen die Beauftragung von Reparaturen/Mängelbeseitigung, verantworten die Büromöbelausstattung, kümmern sich um Mietvertragsangelegenheiten und die Nebenkostenabrechnung.
- Zudem sind Sie ein verlässlicher Ansprechpartner für unsere Versicherungen und kümmern sich um Meldungen, An- und Abmeldungen und erforderlichen Bescheinigungen.
- Im Austausch mit unseren Dienstleistern stellen Sie die Telefonie (Mobil und Telefonanlage), die Reinigung unserer Büroräume, den Einsatz unserer Arbeitsmittel (z. B. Kopierer, Frankiermaschine) sicher und managen die jeweiligen Verträge.
- Zu Ihren Verantwortlichkeiten gehören des Weiteren allgemeine Korrespondenz- und Verwaltungsaufgaben, wie die Verwaltung und Bearbeitung unserer Firmenkreditkarte und Rechnungen, Bearbeitung und Weiterleitung von Post, E-Mails und Telefonanrufen. Weiterhin planen und organisieren Sie Mitarbeiterevents und verantworten unser Gutscheinmanagement.
- Sie helfen bei der Gestaltung und kontinuierlichen Optimierung von Prozessen der Büroorganisation und Digitalisierung, und unterstützen bei Sonderprojekten.
- Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder bringen eine vergleichbare Qualifikation mit, haben idealerweise bereits Erfahrung in einer vergleichbaren Position und fundierte Kenntnisse in MS-Office (Outlook, Word, Excel und PowerPoint).
- Sie überzeugen mit einem positiven und freundlichen Auftreten sowie einer starken Kommunikationsfähigkeit und haben Freunde am Umgang mit Menschen.
- Zudem sind Sie ein/e Teamplayer/in und arbeiten selbständig sowie verantwortungsbewusst und besitzen eine ausgeprägte Organisations- und Planungsfähigkeiten sowie Eigeninitiative.
- Eine kreative Denkweise mit der Fähigkeit, Verbesserungen vorzuschlagen runden Ihr Profil ab.
- Vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten, familienfreundliche Arbeitszeiten, Remote-Arbeiten möglich, Mitarbeiter-Events
- Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit, lockere Teamatmosphäre und offene Kommunikation
- Flache Hierarchien, ein kollegiales Betriebsklima und kurze Entscheidungswege
- Freiraum und Flexibilität bei der persönlichen Arbeitsgestaltung in einer spannenden Branche
- Attraktive Vergütung und Sozialleistungen (30 Tage Jahresurlaub, betriebliche Altersvorsorge, etc.)