Job Description
Als „Die Forschungsuniversität in der Helmholtz-Gemeinschaft“ schafft und vermittelt das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) Wissen für Gesellschaft und Umwelt. Ziel ist es, zu den globalen Herausforderungen maßgebliche Beiträge in den Feldern Energie, Mobilität und Information zu leisten. Daran arbeiten am KIT rund 9.800 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf einer breiten disziplinären Basis in Forschung, Lehre und Innovation zusammen.
Wir suchen für das Institut für Meteorologie und Klimaforschung Troposphärenforschung – Troposphärische Messkampagnen und Modellentwicklung (IMKTRO-T) ab sofort befristet bis zum 29.04.2026 eine/einen
Mitarbeiter*in in der Verwaltung (w/m/d) als Elternzeitvertretung
50 % Teilzeit (Optionale spätere Aufstockung auf bis zu 75 % der regelmäßigen Arbeitszeit unter Vorbehalt möglich)
Unser Institut für Meteorologie und Klimaforschung – Troposphärenforschung (IMKTRO) sucht Sie als Mitarbeiter*in im Team der Institutsverwaltung (w/m/d) zur Unterstützung der Institutsleitung, der Geschäftsführung und der ca. 100 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Wir bieten Ihnen einen attraktiven und modernen Arbeitsplatz und eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem internationalen, wissenschaftlichen und kollegialen Umfeld sowie ein breitgefächertes Fortbildungsangebot und flexible Arbeitszeitmodelle (Gleitzeit, Homeoffice).
Im Rahmen dieser Tätigkeit sind Sie insbesondere mit folgenden Aufgaben betraut:
- Teamassistenz (z. B. Bearbeitung von eingehender Korrespondenz, Unterstützung vor allem der fremdsprachigen Mitarbeitenden, Organisation von Besprechungen, Gästebetreuung)
- administrative Betreuung von Drittmittelprojekten
- Bearbeitung von Personalvorgängen für Mitarbeitende sowie studentische Hilfskräfte
- Beschaffungswesen (Bestellungen in SAP-SRM, Rechnungskontrolle)
- Öffentlichkeitsarbeit und Kommunikation (z. B. Erstellen interner Rundschreiben, Aktualisierung der IMKTRO-Webseiten)
- Gebäudeangelegenheiten (z. B. Pflege von Raumbelegungslisten, Telefonverwaltung, Veranlassung und Koordination von Renovierungsarbeiten).
über eine abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Verwaltungsfachfrau/-mann, Fremdsprachensekretär/in oder eine vergleichbare Qualifikation. Zudem besitzen Sie sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift. Sie sind routiniert im Umgang mit dem PC und den gängigen Microsoft Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint und Outlook) und haben Erfahrung in der Pflege von Webseiten (z. B. mit OpenText). Kenntnisse der internen Prozesse und Abläufe am KIT sowie Erfahrung mit Personal- oder Drittmittelprozessen sind von Vorteil. Sie weisen ein freundliches und verbindliches Auftreten sowie eine selbstständige, eigenverantwortliche und strukturierte Arbeitsweise auf. Zuverlässigkeit und eine ausgeprägte Organisationsfähigkeit sind für Sie selbstverständlich. Ihr hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein sowie Ihre Empathie und Teamfähigkeit runden Ihr Profil ab.
Teil bei der einzigen deutschen Exzellenzuniversität mit nationaler Großforschung und arbeiten Sie unter hervorragenden Arbeitsbedingungen in einem internationalen Umfeld. Starten Sie beruflich mit einer zielgerichteten Einarbeitung sowie breitgefächerten Weiterqualifizierungsangeboten. Profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeitmodellen (Gleitzeit, Homeoffice), diversen Sport- und Freizeitangeboten sowie Kinder- und Ferienbetreuungsangeboten. Des Weiteren bieten wir einen Zuschuss zum Jobticket BW in Höhe von 25 €/Monat und ein vielseitiges Angebot in verschiedenen Mensen.
Wir streben eine möglichst gleichmäßige Besetzung der Arbeitsplätze mit Beschäftigten (w/m/d) an und würden uns daher insbesondere über Bewerbungen von Frauen freuen.
Bei gleicher Eignung werden anerkannt schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt.
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