Job Description
Die IHK DIGITAL GmbH ist eine gemeinsame Gesellschaft deutscher Industrie- und Handelskammern sowie der Deutschen Industrie- und Handelskammer (DIHK).
IHK DIGITAL steuert und koordiniert die ganzheitliche Digitalisierung der IHK-Organisation. Wir ermitteln den gemeinsamen Bedarf der IHKs, konzeptionieren und steuern gemeinsam IT-Projekte und betreuen von den IHKs gemeinsam genutzte IT-Produkte. Zu unserer Projekt- und Produktwelt gehören aktuell die Umsetzung der Anforderungen aus dem Onlinezugangsgesetz auf Basis einer gemeinsamen IT-Architektur für alle IHKs ebenso wie die Realisierung hoch automatisierter Ende-zu-Ende-Lösungen für die Mitgliedsunternehmen der IHKs, zum Beispiel im Bereich der beruflichen Bildung. Begleitend unterstützen wir auch einzelne IHKs in ihrer digitalen Transformation.
Zur Unterstützung unseres Teams im Kaufmännischen Bereich / Zentrale Dienste suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n
Assistent/in im Assistenzpool (m/w/d)
in Vollzeit.
- Du bist verantwortlich für die Durchführung von administrativen Büro- und Assistenztätigkeiten in Abstimmung mit deiner direkten Führungskraft
- Die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen fallen ebenfalls in deinen Aufgabenbereich
- Du unterstützt die Teams der Abteilungen mit der Übernahme sowohl von administrativen als auch fachlich zugeordneten Aufgaben, wie z.B. Beschaffungs- und Abrechnungswesen, prozessuale Überwachung der Hochrechnung und Planung etc.
- Darüber hinaus unterstützt du bei der Erstellung und Qualitätssicherung von Berichten und Dokumenten und pflegst Inhalte in das Wissensmanagement ein
- Du bist mit für die interne und externe Kommunikation und Korrespondenz zuständig
- Du führst selbstständig kleinere Spezialprojekte mit administrativen Aufgabenstellungen für deine Abteilung durch und bringst dich in unternehmensweite Aufgaben zur Unterstützung des Teams der IHK DIGITAL GmbH mit ein
- Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation) oder eine vergleichbare Ausbildung bzw. Studium
- Du hast bereits umfangreiche Erfahrungen als Assistenz gesammelt
- Insbesondere verfügst du über sehr gute Anwenderkenntnisse mit den MS-Office-Produkten (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Der Umgang mit einer modernen IT-Ausstattung und IT-Infrastruktur ist dir vertraut
- Du sorgst durch eine eigenverantwortliche Organisation für reibungslose Abläufe und trägst zu einer effizienten und freundlichen Arbeitsatmosphäre bei
- Hilfsbereitschaft und Teamgeist gehören ebenso zu deinen Stärken wie Flexibilität und Belastbarkeit
- Du verfügst über eine hohe soziale Kompetenz und besitzt ein gutes Kommunikationsvermögen
- Ebenfalls von Vorteil sind Kenntnisse der IHK-Organisation oder vergleichbarer Strukturen bzw. die Bereitschaft der Einarbeitung in diese Strukturen
- Es besteht die Möglichkeit auch teilweise im Homeoffice zu arbeiten
- Du arbeitest in einem selbstorganisierten, agil arbeitenden Team
- Ein wertschätzendes Arbeitsumfeld, Experten-Know-how sowie zahlreiche Möglichkeiten für deine fachliche und persönliche Entwicklung
- Wir leben von der Mehrperspektivität, Schwarmintelligenz und -kreativität, denn bei uns zählt jede Stimme
- Gleitzeit und flexible Arbeitszeitmodelle sowie einen 1:1 Überstundenausgleich
- Viele sprechen von ,,Homeoffice" - wir von "Mobile Work". Wir arbeiten von zuhause, in den IHK DIGITAL Standorten, in der Zentrale in Berlin-Mitte und von überall in Deutschland oder sogar innerhalb der gesamten EU; da, wo wir ideale Bedingungen für unsere Arbeit finden