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Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten

Job Description

Im Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten (BfAA) arbeiten wir als Kompetenz- und Servicezentrum im Geschäftsbereich des Auswärtigen Amts (AA). Unsere Projekte prägen das Bild Deutschlands in der Welt.

Für unsere schnell wachsenden Teams an den Standorten Brandenburg, Berlin und Bonn suchen wir ab sofort zur unbefristeten und befristeten Einstellung in Voll- oder Teilzeit:

mehrere Büro­sachbearbeiter*innen (m/w/d)
für den Bereich Geschäftszimmer
im (vergleichbaren) mittleren Dienst

Entgeltgruppe E 5 TVöD Bund; Kennziffer: B08-2024

Mit Ihrer erfolgreichen Bewerbung werden Sie am Aufbau einer neuen, international ausgerichteten Bundes­oberbehörde aktiv mitarbeiten. Sie leisten mit Ihren Kompetenzen von Deutschland aus einen entscheidenden Beitrag für die deutsche Außenpolitik weltweit.


  • Sie nehmen Telefonate entgegen und erteilen allgemeine Auskünfte
  • Sie bearbeiten den (elektronischen) Postein- und Postausgang (u. a. prüfen der Vollständigkeit, digitalisieren und speichern der Dokumente, weiterleiten der Posteingänge)
  • Sie übernehmen Registratur­aufgaben (u. a. Pflegen des Aktenplans, Erfassen ein- und ausgehender Akten, Überwachen von Wiedervorlagen und Aufbewahrungsfristen)
  • Sie organisieren Termine und Dienstreisen sowie Veranstaltungen
  • Sie überwachen Termine und Fristen, erstellen Statistiken und Übersichten
  • Sie verwalten die Rollen und Zugriffsberechtigungen des Referatslaufwerks und kümmern sich um die technische Ausstattung des Teams
  • Sie aktualisieren und pflegen die Intranetseite und Homepage des Teams (u. a. Einstellen von Texten, Bildern, kontinuierliches Prüfen der Homepage auf Aktualität)
  • Sie organisieren das Onboarding von neuen Mitarbeitenden

in unseren Abteilungen:

  • Zentralabteilung am Standort Brandenburg
  • Immobilienabteilung an den Standorten Berlin und Bonn
  • Visaabteilung am Standort Brandenburg
  • Dienstleistungsabteilung an den Standorten Brandenburg, Berlin oder Bonn
  • Fördermittelmanagement am Standort Brandenburg
  • Personalabteilung an den Standorten Brandenburg oder Bonn
  • Zentralstelle für das Auslands­schulwesen am Standort Bonn

  • Entweder: Sie haben eine abgeschlossene Berufsausbildung mit Schwerpunkt Recht oder Verwaltung (z. B. Verwaltungs­fachangestellte*r)
    Oder: Abgeschlossener Angestellten­lehrgang I/​Verwaltungs­lehrgang I
    Oder: Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung im Bereich Büromanagement oder vergleichbar
  • Deutsche Staatsangehörigkeit bzw. die eines Mitgliedslandes der EU oder EFTA
  • Sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift (Niveau C1)

Wir freuen uns ergänzend über

  • Grundlegende Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift (Niveau A2)
  • Verwaltungserfahrung
  • Erfahrungen in der elektronischen Schriftgut­verwaltung wünschenswert (E-Akte)
  • Kenntnisse in der Bedienung eines BSCW-Servers, GNU PG oder ähnlichen Datenschleusen bzw. Verschlüsselungsprogrammen

Das macht Sie als Person aus

  • Sie haben Gestaltungswille und Freude daran, am Aufbau des neu errichteten BfAA aktiv mitzuwirken.
  • Serviceorientierung ist für Sie selbstverständlich – auch unter hoher Belastung.
  • Sie kommunizieren und kooperieren klar und empathisch – nach innen wie außen.
  • Sie haben eine engagierte und selbständige Arbeitsweise.

  • Eine befristete/unbefristete Stelle mit einer Aufbauzulage in Höhe der Ministerialzulage bis zum 31.12.2026
  • Flexibles Arbeiten durch Teilzeit, Gleitzeit, mobiles Arbeiten und Homeoffice
  • Abwechslungsreiche, sinnhafte und anspruchsvolle Aufgaben in einem kollegialen Umfeld
  • Einarbeitung durch gelebte Onboarding-Prozesse, gezielte Schulungen, Fortbildungsangebote sowie ein umfangreiches Fortbildungsangebot für Ihre berufliche Weiterentwicklung
  • Den Kauf Ihres Firmentickets unterstützen wir mit einem Zuschuss
  • Wir erstatten die Kosten für Ihren Umzug von Ihrem inländischen Wohnort nach Brandenburg, Berlin oder Bonn im Rahmen des Bundesumzugskosten­gesetzes (bei unbefristeter Einstellung)
  • Wir bieten Jahressonderzahlung, VBL-Betriebsrente mit Arbeitgeberanteil, vermögenswirksame Leistungen

Die Einstellung von Bewerber*innen außerhalb des öffentlichen Dienstes sowie von Tarifbeschäftigten der öffentlichen Verwaltung erfolgt nach den Bestimmungen des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund).
Bewerben können sich auch Personen, die bereits beim Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten beschäftigt sind.

Sind Sie bereits im öffentlichen Dienst tätig, ist im Rahmen der tarifrechtlichen Vorgaben eine Abordnung mit dem Ziel der Versetzung an das BfAA möglich.

Wir leben Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von kultureller, sozialer oder ethnischer Herkunft, Geschlecht, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexueller Identität. Menschen mit Schwerbehinderung und ihnen gleichgestellte Menschen werden bei gleicher Eignung nach den gesetzlichen Vorgaben bevorzugt berücksichtigt.

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