Job Description
Arbeitgeber: SHF Communication Technologies AG
Einsatzort: 10178 Berlin
Als mittelständisches, weltweit tätiges Berliner Unternehmen gehört SHF zu den Markt- und Technologieführern bei der Entwicklung, der Herstellung und dem Verkauf von Laborverstärkern, Komponenten und Testsystemen für die Hochgeschwindigkeitsdatenübertragung. Mit mehr als 40 Jahren Erfahrung auf dem Gebiet der Höchstfrequenztechnik ist die Entwicklung neuer integrierter Schaltungen und Baugruppen eine unserer Kernkompetenzen. Unser Wissensvorsprung und unsere Innovationsfähigkeit sichern unseren Unternehmenserfolg und setzen weltweit Maßstäbe.
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine
Vorstandsassistenz (m/w/d) mit Personalsachbearbeitung
Vorstandsassistenz
- Unterstützung der Vorstandsmitglieder im operativen Tagesgeschäft sowie Protokollführung
- Vertragsverwaltung (u. a. Mietverträge, Versicherungsverträge, Stromverträge, Non-Disclosure-Agreements, sämtliche Verträge der Gesellschaft mit Dritten)
- Verwaltung der Geschäftsräume (Überwachung der Mietzahlungen, Prüfung der Betriebskosten, Kommunikation mit Vermieter, Sicherheitsunternehmen etc.)
- Korrespondenz mit Geschäftspartnern in deutscher und englischer Sprache sowie mit der japanischen Tochtergesellschaft
- Administration und Pflege des Online-Banking-Programms
- Reisekostenabrechnung, Verwaltung der Firmenkreditkarten und des Fuhrparks
- Beantragung und Verwaltung von Förderungen / Forschungsprojekten
- Erledigung von statistischen Meldungen
- Organisation von externen und internen Firmenveranstaltungen (Hauptversammlungen, Weihnachtsfeiern etc.)
Personalbetreuung und -administration
- Vorbereitende Tätigkeiten zur Lohn- und Gehaltsabrechnung und monatliche Übermittlung von Daten an den externen Servicedienstleister, Verwaltung der Gehaltsextras
- Überwachung der Zahlungstermine für Gehalt, SV-Beiträge und Lohnsteuer
- Ansprechperson für externe Institutionen in arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Angelegenheiten
- Betreuung der betrieblichen Altersversorgung
- Pflege der Personalstammdaten / Personalakten
- Pflege des internen Zeiterfassungsprogramms (Verwaltung von Urlaubsanträgen, Überstunden, Abwesenheitszeiten etc.)
- Übernahme der Personalbetreuung inklusive der Ausfertigung von Arbeitszeugnissen und Bescheinigungen, der Erstellung und Änderung von Arbeitsverträgen, Stellenbeschreibungen und sonstigen Vereinbarungen (nach Vorlagen), der Organisation von Schulungen und Mitarbeitergesprächen sowie der Vorbereitung von Ein- und Austritten
- Pflege der internen Richtlinien (z. B. Arbeitszeit-, Dienstreiserichtlinie)
- Bewerbermanagement (Schalten von Stellenanzeigen inkl. Bewerberkorrespondenz, Organisieren von und Teilnahme an Bewerbungsgesprächen)
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, betriebswirtschaftliches Studium oder eine vergleichbare Qualifikation, idealerweise mit einer Weiterbildung im Personalwesen
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
- Kenntnisse in der Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Sicherer Umgang mit MS Office
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (gute Englischkenntnisse wünschenswert)
- Hohes Verantwortungsbewusstsein sowie Loyalität und Verschwiegenheit
- Ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeit
- Präzise Arbeitsweise sowie gute analytische Fähigkeiten
- Sie haben Freude am selbstständigen und strukturierten Arbeiten und sind bereit, sich neue Kenntnisse und Fähigkeiten anzueignen
- Sie reagieren flexibel und belastbar auf Herausforderungen und haben keine Scheu vor vielfältigen Aufgaben
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