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Instaffo GmbH

Job Description

Deine Mission:
Übernimm eine vielseitige Rolle im Bereich People, Culture & Organization ​bei Instaffo und trage so zu unserem erfolgreichen Wachstum bei! Mit Instaffo befinden wir uns momentan in einer starken Wachstumsphase unseres HR-Tech Start-Ups mit der Mission bis 2033 die go-to Job Platform für knowledge worker in Europa zu werden.


  • Du verantwortest das administrative HR-Management bei Instaffo. Hierbei setzt du bspw. Verträge, Ergänzungsvereinbarungen und Zeugnisse auf und verantwortest unsere HR-Management Software (derzeit Personio).
  • Du erstellst die vorbereitende Lohnbuchhaltung und übernimmst mit unserem externen Lohnbüro gemeinsam Verantwortung für den reibungslosen Ablauf.
  • Stell sicher, dass unser modernes Office in Heidelberg die bestmögliche Arbeitsumgebung bietet. Hierzu zählen bspw. die Organisation von Benefits wie unseren Lunch-Tuesday und den kostenlosen Getränkekühlschrank, sowie allgemeine Themen rund um Coffee-Kitchen, Bürobedarf, Eis-Bestellungen, Führung der Reinigungskräfte, Beantragung von Reparaturen, Pflanzen, Post.
  • Du übernimmst verschiedene Recherche-Aufgaben zu HR-Themen sowohl im rechtlichen Bereich, wie auch Personal- und Organisationsentwicklung.
  • Als Employee Champion kümmerst du dich um relevante Anfragen deiner Kolleg:innen und übernimmst den Lead für unsere Employee Surveys, sowie Ableitungen zur Organisationsentwicklung.
  • Du unterstützt bei der Organisation von Company-Events und -feiern (Workation, Sommer-, Weihnachtsfest, Fuck-up Nights,...)
  • Unterstütze bei Bedarf deine Kolleg:innen im Bereich Talent Acquisition, Bewerbermanagement, Assistenz und Recruiting, sowie bei On- und Offboarding Prozessen.

  • Du hast eine abgeschlossene Berufsausbildung oder Studium (Vorzugsweise mit Fokus auf HR/Recruiting oder eine kaufmännische Ausbildung)
  • Du würdest dich selbst als Organisationstalent beschreiben und arbeitest mit hoher Selbstständigkeit
  • Du bist technisch so affin und sicher, dass du nicht nur die Standard-Anwendungen aus Office beherrscht (das kann ja jede:r...) sondern dich auch schnell in unsere internen Kommunikationstools einarbeiten kannst, um diese als Admin zu betreuen
  • Durch deine Eigeninitiative und Lernfähigkeit übernimmst du schnell viel Verantwortung und Aufgaben, die dich persönlich wachsen lassen
  • Du hast ein sicheres Auftreten und eine sympathische Ausstrahlung - persönlich sowie am Telefon - nicht nur im Umgang mit deinen neuen Kolleg:innen, sondern natürlich auch mit unseren Bewerber:innen
  • Es wäre super, jedoch nicht zwingend erforderlich, wenn du:
    • bereits erste erfolgreiche Berufserfahrung im HR-Bereich hast
    • schon in einem jungen Unternehmen und mit modernen Kommunikationstools (wie z.B. Slack, Asana oder Confluence) gearbeitet hast

Team

Wir sind ein wachsendes und agiles Team, das gerne mit modernen Tools und Methoden arbeitet:

  • Pascal (Head of HR - https://www.linkedin.com/in/pascal-herbold/ )
  • Christina (Talent Acquisition Manager - https://www.linkedin.com/in/christinabeljaev/ )
  • Adrian (Talent Acquisition Manager - https://www.linkedin.com/in/adrian-ferone-b29b111b1/)
  • Nina (HR-Werkstudent - https://www.linkedin.com/in/nina-schilling-62b925229/)

Bewerbungsprozess

  1. Screening Call (15-20 min)
  2. Interview (45 min)
  3. Trial Day (4-5 std.)

Benefits

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