Job Description
Am Forschungsinstitut für Nachhaltigkeit (RIFS) werden Entwicklungspfade für die globale Transformation zu einer nachhaltigen Gesellschaft erforscht, aufgezeigt und unterstützt. Das Institut wurde 2009 als Institute for Advanced Sustainability Studies (IASS) gegründet und ist seit dem 1. Januar 2023 unter dem neuen Namen angebunden an das Helmholtz-Zentrum Potsdam – Deutsches Geoforschungszentrum GFZ und damit Teil der Helmholtz-Gemeinschaft.
Zur Unterstützung der Wissenschaftlichen Direktorin Prof. Dr. Doris Fuchs und des Wissenschaftlichen Direktors Prof. Mark Lawrence am RIFS sind zwei Stellen zu besetzen als:
Assistent:in (w_m_d) in den Büros der Leitungsebene
Kennziffer 9638
- selbstständige Koordination und Organisation des administrativen Tagesgeschäfts und institutsweiter Services, z. B. Termin‑/Reisemanagement, Bearbeitung postalischer und elektronischer Korrespondenz, Ablagemanagement, Bestellung und Überwachung von Verbrauchsmaterialien, Raumorganisation, Datenpflege, Systematisierung und Pflege des Archivs
- Korrespondenz und Kommunikation in Deutsch und Englisch, Übersetzung und Bearbeitung fremdsprachlicher Texte, Unterstützung bei der Erstellung von Berichten und Dokumentationen und der Einhaltung von Fristen und Terminen
- Vorbereitung von unterschriftsreifen Schriftstücken und Dokumenten (Englisch/Deutsch)
- Vor- und Nachbereitung von Meetings und Workshops sowie Veranstaltungen mit externen Gästen inkl. der Erstellung von Sitzungsunterlagen, Präsentationen und Protokollführung, Gästeempfang, technische Betreuung für die Direktor:innen, Stabsbereiche und Gremien
- Koordination von Personalvorgängen und Unterstützung beim Onboarding
- Organisation und Abrechnung von Dienstreisen im In- und Ausland
- Recherche und Aufbereitung von Informationen für die Wissenschaftlichen Direktor:innen, Stabsbereiche und Gremien
- Unterstützung bei Layout und Druck von Publikationen aus der RIFS-Schriftenreihe, Abstimmung mit externen Dienstleistern, Fristenkontrolle und Lektorat
- erfolgreich abgeschlossene kaufmännische bzw. verwaltungsbezogene Berufsausbildung, idealerweise als Fremdsprachen- oder Europasekretär:in, Managementassistent:in oder eine gleichwertige Qualifikation mit relevanter Berufserfahrung
- verhandlungssichere Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (Nachweis des B2-Niveaus)
- mehrjährige Erfahrung im professionellen Sekretariatsmanagement und/oder Assistenztätigkeit, idealerweise in einer wissenschaftlichen Einrichtung
- ein vorausschauendes, ergebnisorientiertes Denkvermögen gepaart mit Einsatzfreude und Aufgeschlossenheit gegenüber neuen und wechselnden Aufgaben
- eine ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie eine dienstleistungsorientierte, selbständige und strukturierte Arbeitsweise
- sehr gute Kenntnis der gängigen Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), idealerweise erste Erfahrungen mit SAP
- der Umgang mit Menschen aus verschiedenen Ländern und Kulturen, Interesse an der Betreuung eines großen „bunten“ Teams ist etwas, worauf Sie sich besonders freuen
- anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben in einem dynamischen und internationalen Forschungsumfeld
- modernste Ausstattung der Arbeitsplätze
- Zusatzleistungen des öffentlichen Dienstes
- umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten
- eine flexible Arbeitszeit- und Arbeitsplatzgestaltung
- Unterstützung zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben durch benefit@work
- einen Arbeitsplatz am RIFS Campus, Helmholtzstraße 5 in Potsdam, mit einer guten Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr
Startdatum: nächstmöglich
Befristung: 2 Jahre (mit der Option auf Verlängerung)
Vergütung: Die Stelle ist nach TVöD Bund (Tarifgebiet Ost) mit der Entgeltgruppe 8 bewertet. Die Eingruppierung erfolgt nach den tariflichen Bestimmungen und den entsprechenden persönlichen Voraussetzungen.
Arbeitszeit: Vollzeit (derzeit 39 h/Woche); Die Stelle ist grundsätzlich teilzeitgeeignet.
Arbeitsort: Potsdam