Job Description
Das Höchstleistungsrechenzentrum Stuttgart (HLRS) ist Deutschlands erstes Bundeshöchstleistungsrechenzentrum. Es betreibt einen der schnellsten Supercomputer der Welt und bietet Universitäten und Forschungseinrichtungen als auch industriellen Partnern die Nutzung von Höchstleistungsrechnern an. Weiterhin nimmt das HLRS in den Forschungsbereichen Paralleles Rechnen, Cloud Computing sowie Big Data und Künstliche Intelligenz weltweit eine Spitzenposition ein und ist maßgeblich an internationalen und nationalen Forschungsprojekten beteiligt.
Die Abteilung Verwaltung des HLRS betreut aktuell mehrere nationale (z. B. BMBF, BMWi) und europäische Projekte (H2020, DEP, HEU, EuroHPC Joint Undertaking) und sucht hierfür zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/einen
Verwaltungsmitarbeiter:in für die Projektadministration
(m/w/d, bis zu TV-L 9a, 100 %)
HLRS_17_2024
Die Stelle ist zu 50 % unbefristet zu besetzen.
Administrative Betreuung der Projektfinanzen, die Koordination von Projekten und das Projektcontrolling sowie die Kommunikation mit Projektträgern (Land, Bund, EU und Stiftungen). Sie arbeiten eng mit den Projektleitern und Projektleiterinnen und Projektbeteiligten zusammen und legen eine strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise an den Tag und organisieren Ihre Arbeitsabläufe unter Einhaltung von projektbezogenen Fristen.
Die Projektarbeit umfasst insbesondere:
- Begleitung von Projektanträgen über die Budgetüberwachung bis hin zu Aufstockungen und Projektabrechnungen,
- Verständnis für die Regelungen und Vorschriften für die Forschungsförderung und Zuwendungsbescheide,
- Personalkostenkalkulationen sowie Personalplanung zusammen mit den Projektleitenden,
- eigenständige Erstellung von Mittelabrufen, Mittelumwidmungen sowie Mittelverschiebungen,
- Belegbuchungen im zentralen Rechnungssystem der Universität Stuttgart sowie im SAP des HLRS,
- Bearbeitung von Reisekostenanträgen, Abschlagzahlungen und Abrechnungen,
- Projektcontrolling und Budgetverantwortung.
- Berufsausbildung im Bereich Bürokommunikation, Verwaltung etc. mit gutem Abschluss und Berufserfahrung oder ausgewiesene Berufserfahrung auf vergleichbarer Stelle
- Erfahrung in der Abwicklung von Projekten und Projektfinanzen, idealerweise im Wissenschaftsbetrieb einer Universität oder außeruniversitären Forschungseinrichtung
- Kenntnisse der kaufmännischen Buchhaltung, idealerweise SAP oder Bereitschaft SAP zu erlernen (Weiterbildungen werden ermöglicht und explizit unterstützt)
- Gute MS Office-Kenntnisse, insbesondere Excel
- Verantwortungsbewusstsein und Verlässlichkeit
- Sie arbeiten terminorientiert, selbstständig und pragmatisch
- Sehr gute Deutschkenntnisse
- Gute Englischkenntnisse
Ihr Profil wird idealerweise ergänzt durch:
- Lösungsorientierte Arbeitsweise
- Erfahrung mit dem Projektverwaltungstool ProfiOnline des Bundes
- Erfahrung mit der Antragsstellung in Easyonline des Bundes
- Erfahrung in der administrativen Begleitung von Forschungsanträgen beim Bund, Land oder der EU
- Offenheit und Neugierde auf neues Wissen
- Abwechslungsreiche Tätigkeiten in motivierten Teams (Schnittstelle zwischen der Verwaltung des HLRS und den Fachabteilungen)
- Spannende Einblicke in wissenschaftliches Arbeiten und das Management von Forschungsprojekten
- Ein sehr gutes Arbeitsklima
- Flexible Arbeitszeiten mit Gleitzeitmodell und der Möglichkeit von Freizeitausgleich zusätzlich zu den regulären 30 Tagen Urlaub
- Attraktive Sozialleistungen des Öffentlichen Dienstes
- Zuschuss von 25 - monatlich zum öffentlichen Nahverkehr
- Nutzung der vielfältigen Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten (z. B. Soft Skills, Sprachen, Fachkurse, Führungsseminare) und der Sportangebote der Universität Stuttgart (vor Ort oder virtuell) – Weiterbildungen werden explizit unterstützt und gefördert
- Eine Anstellung nach den Vorschriften des TV-L mit einer Vergütung abhängig von Ihren persönlichen Voraussetzungen und der daraus resultieren Aufgabenstellung bis TV-L 9a.
Es handelt sich um eine Stelle im nichtwissenschaftlichen Bereich. Die Einstellung erfolgt anteilig
- zu 50 % unbefristet und
- zu 50 % befristet gemäß den gesetzlichen Regelungen zunächst bis zum 31.12.2025. Die Befristung ist an die Verfügbarkeit der Drittmittel gebunden.