Job Description
Fachbereich Mathematik und Informatik – Institut für Mathematik
Teamassistenz (m/w/d)
Vollzeitbeschäftigung
unbefristet
Entgeltgruppe 8 TV-L FU
Kennung: Teamassistenz AG Klein / AG Schillings
Wir suchen Sie als motivierte und engagierte Unterstützung für die Teamassistenz in den wissenschaftlichen Arbeitsgruppen von Prof. Klein und Prof. Schillings in unserem Fachbereich Mathematik und Informatik, Institut für Mathematik.
Es erwartet Sie eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem offenen, aktiven und internationalen Team. Bei uns gewinnen Sie Einblick in Berlins vielschichtige Universitätslandschaft und tragen auf der wissenschaftsunterstützenden Ebene durch Finanz- und Personalkostencontrolling zum erfolgreichen Gelingen der (Drittmittel-) Forschungsprojekte bei.
Wir bieten Ihnen ein innovatives Arbeitsumfeld im grünen Dahlem. Die Vereinbarkeit von Familie und Beruf, Weiterbildung und Gesundheit sind uns wichtig (weitere Informationen finden Sie auf unserer Willkommensseite1). Ob als erfahrene Fachkraft oder als Quereinsteiger*in, bei uns werden Sie je nach persönlichem Bedarf umfassend in Ihre neuen Aufgaben eingearbeitet. Wir entwickeln mit Ihnen gemeinsam einen individuellen Weiterbildungsplan, der Sie gezielt für alle Themenfelder fit macht, die Sie in Ihrer neuen Tätigkeit bearbeiten werden.
Zusätzlich bietet die Freie Universität Berlin ihren Beschäftigten viele weitere Vorteile, wie eine Zusatzversorgung (VBL), ein Jobticket, zahlreiche Angebote beim Hochschulsport, Einkaufsvorteile mit Corporate Benefits, Teilnahme an Austauschprogrammen. Unsere aktuelle Regelung zum mobilen Arbeiten (Home-Office) ermöglichen, etwa 40 % der monatlichen Arbeitszeit flexibel von zu Hause aus zu leisten. Die übrigen 60 % sollten jedoch vor Ort im Büro gearbeitet werden, um tragfähige Beziehungen aufzubauen und den persönlichen Kontakt zum Team und den übergeordneten Verwaltungsbereichen aufrecht zu erhalten.
Sie unterstützen die Arbeitsgruppen bei organisatorischen Aufgaben wie der Erledigung des allgemeinen Schriftverkehrs am PC und Telefonaten in deutscher und englischer Sprache. Zu den Aufgaben gehört weiterhin die verwaltungstechnische Unterstützung bei der Abwicklung von Lehrveranstaltungen (Eintragen von Noten, Erstellung von Scheinen, Semesterplanung), das Bestellwesen, die Betreuung ausländischer Gäste, die Pflege des Webauftritts der Arbeitsgruppe sowie die Vorbereitung und Organisation von Dienstreisen, Veranstaltungen und Kongressen.
Im Rahmen des Finanz- und Personalkostencontrolling behalten Sie den Überblick über die Einnahmen und Ausgaben. Die Vorbereitung von Stellenausschreibungen, Einstellungen, Weiterbeschäftigungen und weitere Personalmaßnahmen runden das Aufgabenprofil ab.
Abgeschlossene Berufsausbildung und/oder dem Aufgabengebiet entsprechende gründliche und vielseitige Fachkenntnisse.
Erwünscht:
Idealerweise haben Sie bereits erste Berufserfahrung in den Themenfeldern Büroorganisation ODER Finanzen UND Sie können mit PowerPoint, Excel Word sowie Outlook oder Thunderbird umgehen.
Eine sichere Beherrschung der deutschen Sprache, gute Englisch-Kenntnisse in Wort und Schrift sowie die Bereitschaft zur Teilnahme an beruflichen Weiterbildungen werden erwartet.
Sie finden sich in dieser Ausschreibung wieder und sind motiviert, sich aktiv in diese Arbeitsgruppen bei uns am Fachbereich einzubringen? Dann freuen wir uns sehr auf Ihre Bewerbung. Zögern Sie bitte nicht, sich bei etwaigen Rückfragen an uns zu wenden.