Job Description
Gesucht wird zur Verstärkung unseres Teams in der Abteilung „Qualitätsinfrastruktur“ in Berlin-Steglitz zum frühestmöglichen Termin ein*e
Abteilungssekretär*in (m/w/d)
Entgeltgruppe 8 TVöD
unbefristetes Arbeitsverhältnis
Vollzeit/teilzeitgeeignet
Die Bundesanstalt für Materialforschung und -prüfung (BAM) ist eine wissenschaftlich-technische Bundesoberbehörde mit Sitz in Berlin. Als Ressortforschungseinrichtung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz forschen, prüfen und beraten wir zum Schutz von Menschen, Umwelt und Sachgütern. Im Fokus unserer Tätigkeiten in der Materialwissenschaft, der Werkstofftechnik und der Chemie steht dabei die technische Sicherheit von Produkten und Prozessen.
Werden Sie Teil unseres Teams von engagierten Mitarbeitenden!
- Büroorganisation und Assistenz zur Unterstützung der Leitung in der Organisation und dem Management der Abteilung sowie Regelung und Koordination von abteilungsübergreifenden Vorgängen
- Organisation des Sekretariats, allgemeine interne und externe Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
- Vor- und Nachbereitung sowie Organisation von Sitzungen, Konferenzen und Workshops auf nationaler und internationaler Ebene in deutscher und englischer Sprache einschließlich Protokollführung
- Unterstützung des Themenfeldteams Umwelt bei der Organisation und Koordinierung des Themenfeldes
- Planung und Abrechnung von Dienstreisen
- Erstellen und Nachverfolgen von Personalbedarfsmeldungen, Mithilfe bei der Erstellung von Tätigkeitsbeschreibungen, Klärung der Rahmenbedingungen mit der Verwaltung, Führen von Personalübersichten
- Koordination der Teamassistenzen in der Abteilung
- Erstellung und Aktualisierung von Arbeitsanweisungen im Sekretariatsbereich
- Eine mit mindestens befriedigend abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Fachangestellte*r für Bürokommunikation, Fremdsprachensekretär*in oder vergleichbar
- Mehrjährige Erfahrung im Führen eines vergleichbaren Sekretariates
- Sehr gute PC-Kenntnisse, insbesondere in Microsoft Office und Onlinekommunikationstools (Webex und MS Teams)
- Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch sowie gute Englischkenntnisse
- Sehr gutes Zeit- und Prioritätenmanagement sowie hohes Organisationsvermögen
- Gutes Kommunikations- und Informationsverhalten, zielorientierte und strukturierte Arbeitsweise, Initiative/Einsatzbereitschaft, Teamfähigkeit und Kooperationsbereitschaft, Flexibilität, Durchsetzungsvermögen/Verhandlungsgeschick, Belastbarkeit sowie Zuverlässigkeit
- Interdisziplinäre Forschung an der Schnittstelle zu Politik, Wirtschaft und Gesellschaft
- Arbeit in nationalen und internationalen Netzwerken mit Universitäten, Forschungseinrichtungen und Industrieunternehmen
- Hervorragende Ausstattung und Infrastruktur
- Flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten