Assistenz (m/w/d) in der Protokollabteilung

Job Description

Wärme und Energie sind unser Beitrag zur Lebensqualität - jeden Tag aufs Neue. In Berlin versorgen wir rund 1,4 Millionen Wohneinheiten zuverlässig und klimaschonend mit Fernwärme. Mit dem Know How unserer rund 2000 Mitarbeitenden decken wir die gesamte Wertschöpfungskette der Fernwärme ab - von der Erzeugung über den Netzbetrieb und -ausbau bis hin zum Vertrieb. Wir arbeiten bei der BEW Berliner Energie und Wärme AG jeden Tag in unserer Hauptstadt am Kohleausstieg bis 2030 und einer klimaneutralen Erzeugung ab 2040. Als landeseigenes Unternehmen mit dem größten Fernwärmesystem Westeuropas leisten wir einen großen Beitrag zum Erreichen von Berlins Klimazielen. Auf unserem Weg zum Jahr 2030 integrieren wir verschiedene erneuerbare Energien und Abwärmelösungen in unsere Erzeugung, was eine umfassende Umgestaltung unserer Kraftwerksstandorte und Anlagen erfordert. Für diese Herausforderungen und die damit verbundenen Aufgaben brauchen wir Menschen, die sich mit ganzer Kraft für unser gemeinsames Ziel der lokalen Wärmewende engagieren - Menschen wie Dich.

Werde Teil der Wärmewende!

Für die BEW Berliner Energie und Wärme AG suchen wir Dich zum nächstmöglichen Zeitpunkt als Department Support am Standort Berlin in unbefristeter Anstellung.

In Deiner neuen Rolle verstärkst Du im Bereich Projekte die neu aufgesetzte Stabsstelle „Steuerung und Kontinuierliche Verbesserung“. Der Projekte-Bereich ist für die Entwicklung und die Realisierung neuer Anlagen im Rahmen der Transformation unserer Kraftwerksstandorte verantwortlich. Mit der neuen Stabsstelle werden wir sowohl zum Erfolg unserer Einzelprojekte als auch übergreifend für den gesamten Bereich einen entscheidenden Beitrag leisten. Unser Ziel ist es effektives und effizientes Arbeiten zu fördern, indem wir einen Rahmen für die Projektarbeit schaffen und mit Hilfe von Erfahrungen, Expert:innenwissen, dem richtigen Netzwerk und Verbesserungsinitiativen die Transformation vorantreiben und steuern. Angesichts des vielfältigen Projektportfolios und des komplexen Stakeholderumfelds, ist die Arbeit äußerst spannend und bietet vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten.

Deine Aufgaben

• Du unterstützt die Bereichsleiterin für Kontinuierliche Verbesserung & Steuerung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben und bei Bedarf bei der Erstellung von Präsentationen und Entscheidungsvorlagen.
• Du arbeitest mit in den abteilungsübergreifenden Themen, Reportingprozessen und standardisierten Abläufen und treibst gemeinsam kontinuierliche Verbesserungen voran.
• Du bist verantwortlich für die übergeordnete Administration innerhalb des Teams und damit verbundener Termine (Pflege und Einrichtung von Postfächern, Teamkalendern, Protokollierung bei Bedarf etc.).
• Du bist verantwortlich für alle übergeordneten Abteilungsthemen in SAP sowie im HR- und IT-Portal und unterstützt beim On- / und Off-boarding von internen und externen Ressourcen.
• Du bist Ansprechpartner:in für die kaufmännische Bearbeitung und steuerlich korrekte Abrechnung von Dienstreisen, Auslagen und Bewirtungen und bearbeitest u.a. Bestellvorgänge, Rechnungen und interne Leistungsverrechnungen von Ressourcen zentral für den Projekte-Bereich.
• Du kümmerst Dich um die Pflege von Sharepoints (Einrichtung, Zugriffsrechte etc.) und erstellst eigene Infopages, Übersichten und Prozessabbildungen.
• Du bist als Timemanager:in für die Abteilung Projekte zuständig und kümmerst Dich um die Einhaltung der arbeitsrechtlichen Grundsätze zur Zeiterfassung sowie deren Pflege und unterstützt die Mitarbeiter:innen und HR bei deren Verwaltung.
• Du unterstützt als Expert:in beim Thema Fremdpersonalmanagement (Beauftragung von und Zusammenarbeit mit externen Fachkräften und Dienstleistern) übergreifend für den Bereich Projekte.
• Du informierst über die compliance-konformen Grundsätze und Richtlinien und stehst als Ansprechpartner:in für deren Einhaltung zur Verfügung (u.a. Erstellung standardisierter Vorlagen, Ansprechpartner:in für Anwendung und zum Prozess).
• Du hilfst bei der Planung, Koordination, sowie Vor- und Nachbereitung von regelmäßigen Terminen, Meetings, Workshops und projektphasenbezogenen Review-Terminen und behältst eine Übersicht über die bevorstehenden Projektgremien-Termine.
• Du übernimmst Schulungen und das Informationsmanagement für Deine Fokusbereiche.
• Du trägst zur stetigen Verbesserung und dem Erhalt unserer Arbeits- und Unternehmenskultur bei, entwickelst Ideen und Initiativen und bringst unsere Angebote und Werte aktiv in das Team, den Bereich und das Unternehmen ein.

• Du hast ein kaufmännisches Bachelor-Studium oder eine Ausbildung abgeschlossen und hast schon Berufserfahrung in der Bereichsorganisation gesammelt
• Erfahrung im Energie- / Wärmebereich sind kein Muss, aber ein klares Plus genauso wie Berufserfahrung in der Projektarbeit und Verständnis für die Dynamik von Projektprozessen
• Du arbeitest zuverlässig und strukturiert und hast Freude am organisieren
• Du hast die Qualifikation und Bereitschaft Transparenz zu schaffen und Prozesse zu vereinfachen
• Du hast ein hohes Maß an Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und Teamgeist
• Als Teamplayer:in hast Du Spaß, mit Kolleg:innen und anderen Stakeholdern - egal ob intern oder extern - zusammenzuarbeiten und verlierst dabei nie Deine Bereitschaft und Motivation für unterstützende und dienstleistende Tätigkeiten
• Ein fortgeschrittener Umgang mit dem MS Office Paket ist für Dich selbstverständlich, weitere IT-Kenntnisse und -Affinitäten sind von Vorteil

Du erfüllst ungefähr 70 Prozent der Anforderungen? Dann bewirb Dich!

• Flexible Gestaltung des Arbeitsalltags (37-Stunden-Woche, Teilzeitmöglichkeiten, flexible Arbeitszeiten, Führen von Zeitkonten, mobiles Arbeiten)
• 30 Tage Urlaub, arbeitsfreie Tage am 24.12. und 31.12. sowie Freistellungsmöglichkeiten
• Förderung der individuellen Entwicklung, u.a. durch kostenfreie Trainings und Unterstützung bei berufsbegleitender Weiterqualifizierung
• 13 Monatsgehälter für tariflich Angestellte und zusätzliche Vergütungsbestandteile
• Betriebliche Altersversorgung
• ÖPNV-Firmenticket bzw. Deutschlandticket (50% Arbeitgeberzuschuss) und Jobrad-Angebot
• Mitarbeiterstromtarif nach 12 Monaten Betriebszugehörigkeit
• Ergebnisorientierte Unterstützung bei der Wohnungssuche in Berlin
• Diverse Angebote zum Thema Gesundheit, u.a. Urban Sports Club Mitgliedschaft und PME-Familienservice

Du möchtest alle unsere Benefits kennenlernen? Dann sprich uns darauf an, was wir zu bieten haben!

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