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Job Description

Kaufmännische Teamassistenz Einkauf (w/m/d)
(Vollzeit, E 6 TV-L)

Kennziffer 2024/160. Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt zunächst befristet für drei Jahre zu besetzen. Die Stelle ist grundsätzlich teilbar. Eine Verlängerung wird angestrebt.

Die Universität Konstanz ist eine von elf Exzellenzuniversitäten in Deutschland und wird seit 2007 in der Exzellenzinitiative und deren Nachfolgeprogramm, der Exzellenzstrategie des Bundes und der Länder, gefördert.

Das Sachgebiet Einkauf sucht eine engagierte, zuverlässige und verantwortungsbewusste Persönlichkeit als Teamassistenz für die Einkäufer der Universität Konstanz. Das Sachgebiet stellt in enger Abstimmung mit den Wissenschaftler*innen sowie den zentralen und dezentralen Einrichtungen und unter Einhaltung der relevanten Vorgaben (insbesondere des Vergaberechts) alle Beschaffungen und Warentransporte für die Universität sicher. Hierzu gehören regelmäßig auch nationale und europaweite Ausschreibungsverfahren. Der zentrale Einkauf an der Universität Konstanz besteht aus 13 Personen, die in sechs produkt- und organisationsspezifischen Teams alle Einkäufe für die Universität Konstanz erledigen. Die Stelle ist in der Abteilung Finanzen und Controlling angesiedelt. Die Abteilung ist für alle Wirtschafts- und Finanzfragen der Universität zuständig und unterstützt die Universitätsleitung bei Entscheidungen durch entsprechende Informationen und Vorlagen.

• Einholung von Angeboten, national und international
• Erfassung von Preisanfragen und Aufträgen in der Datenbank
• Allgemeine Auftragserstellung und Erteilung national und international bis 5.000 Euro netto unter Anwendung der Vergaberechts (UVgO, VwV Beschaffung)
• Abwicklung von Reklamationen
• Fertigstellung von Rechnungs­belegen für die Zahlung
• Bearbeitung von Mahnungen
• Lieferantenabwicklung
• Allgemeine Kommunikation
• Querschnittssachbearbeitung für das Sachgebiet Einkauf

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung
• Berufserfahrung im Einkauf (öffentlicher Einrichtungen) von Vorteil
• Sicherer Umgang mit MS Office und ERP-Systemen (z. B. HIS-BES)
• Teamfähigkeit, Kommunikations­geschick und ausgeprägtes Servicebewusstsein
• Sorgfältige, selbständige und strukturierte Arbeitsweise
• Gute Englischkenntnisse

• Vielseitige und verantwortungs­volle Tätigkeit in einem offenen, motivierten und sehr kollegialen Team
• Flexible Arbeitszeitmodelle mit Mög­lichkeiten für Tätigkeit im Home-Office
• Fortbildungsangebote, Angebote der Personalentwicklung sowie der Gesundheits- und Familienförderung
• Zuschuss zum JobTicket BW, Deutschlandticket
• Betriebliche Altersvorsorge (VBL)
• 30 Tage Jahresurlaub
• Jahressonderzahlung sowie regel­mäßige Tariferhöhungen (TV-L)
• Eingruppierung nach den tariflichen Bestimmungen des TV-L (je nach den persönlichen Voraussetzungen bis zur Entgeltgruppe 6 TV-L)

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