Job Description
Seit 20 Jahren bringe ich leidenschaftlich gerne Menschen zusammen, die gemeinsam wirkungsvoll arbeiten. Hochwertige Assistenz- und Sekretariatspositionen und anspruchsvolle Aufgaben im Office Management bei namhaften und international tätigen Unternehmen besetze ich am liebsten.
Mein Mandant ist ein führendes, unabhängiges Private-Equity-Unternehmen mit Sitz in den USA, das sich auf globale Infrastrukturinvestitionen konzentriert. Für das neu gegründete Büro in München suche ich im Exklusivauftrag zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n engagierte:n
Assistenz der Geschäftsführung / Office Manager (m/w/d)
Wenn Sie Teil eines dynamischen und wachsenden Teams werden möchten, dann ist dies die richtige Zeit, um einzusteigen! Sie sind ein „self-starter“, übernehmen gerne Verantwortung, ergreifen Initiative, sind perfekt organisiert und eine enthusiastische, aufgeschlossene Persönlichkeit. Sie sorgen für den reibungslosen Ablauf im Büro und kümmern sich schnell und effizient um alle auftretenden Probleme. Sie heißen Kunden und Gäste willkommen, sorgen für eine positive Gemeinschaftsatmosphäre und mit Ihren ausgezeichneten Kommunika-tionsfähigkeiten in Deutsch und Englisch repräsentieren Sie Ihren MD und das Team nach Außen und Innen.
- Proaktive Unterstützung des Managing Directors und des Investment-Teams im Tagesgeschäft
- Unterstützung bei dem Aufbau des neuen Büros sowie bei der Etablierung von Abläufen und Prozessen
- Selbständige Führung des Sekretariats, effiziente Büroorganisation sowie Erledigung aller klassischen und anspruchsvollen Assistenzaufgaben, Gatekeeper für Emails und Telefonate
- Koordination, Planung sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings, Telefon- und Videokonferenzen sowie Geschäftsreisen auf nationaler und internationaler Ebene incl. Reisekostenabrechnung und Visabeschaffung; Nachverfolgung und Kontrolle von Aktionspunkten, Wiedervorlagen, Fristen etc.
- Kommunikative Schnittstelle für das Team und externe Geschäftspartner
- Vorbereitung der Korrespondenz sowie von Projektdokumenten und PowerPoint Präsentationen
- Datenbankpflege, Internetrecherchen sowie effizientes Ablagemanagement (elektronisch/Papier)
- Ansprechpartner und Koordination von sämtlichen externen Dienstleistern und Lieferanten
- Eigenständige Bestellung und Verwaltung von sämtlichen Verbrauchs- und Büromaterialien
- Projektbezogene Unterstützung, z.B. bei der Verhandlung günstiger Einkaufskonditionen, Auswahl und Einführung neuer IT-Systeme, Onboarding neuer Mitarbeiter, Büroumzug, Eventorganisation, etc.
- Regelmäßige Interaktion mit Kollegen anderer globaler Büros in englischer Sprache
- Bachelor-Studium oder erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur Fremdsprachen-/ Europasekretär*in oder Managementassistent*in oder kaufmännische Berufsausbildung z.B. in der Hotellerie
- 8+ Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position in international ausgerichteten und dynamischen Branchen in Unternehmensberatung, VC/PE, Investment Banking (ausdrücklich erwünscht und von Vorteil)
- Deutsch auf muttersprachlichem Niveau, fließende Englischkenntnisse und jeweils sichere Orthographie
- Versierter Umgang mit MS Office, Outlook und Internet
- Ausgeprägtes Organisationstalent, schnelle Auffassungsgabe, Proaktivität und Fähigkeit zur Priorisierung
- Strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie Affinität zur selbständigen Entscheidungsfindung
- Teamfähigkeit, Kooperationsvermögen, hohe Dienstleistungsorientierung und Belastbarkeit
- Selbstbewusstsein, freundliches und positives Auftreten, unternehmerisches Denken und Handeln
- Eine vielseitige und anspruchsvolle Aufgabe in einem hochprofessionellen Umfeld mit Start-up-Feeling mit der Möglichkeit, die Zukunft des Münchner Büros aktiv mitzugestalten und sich fachlich und persönlich weiterzuentwickeln
- Ein dynamisches Team mit flachen Hierarchien und direkter Interaktion mit dem Senior Management
- Ein mit modernsten Arbeitsmitteln ausgestatteter Arbeitsplatz in zentraler Lage
- Eine leistungsgerechte Vergütung (65-85K) mit jährlicher Gehaltsüberprüfung und ermessensabhängigem Bonus, 1 Tag Home-Office/Woche, 30 Tage Urlaub