Job Description

Das Helmholtz-Zentrum Potsdam – Deutsches GeoForschungsZentrum GFZ ist das nationale Zentrum zur Erforschung der Geosphäre. Mit rund 1.650 Beschäftigten entwickeln wir ein fundiertes System- und Prozessverständnis der festen Erde sowie Strategien und Handlungsoptionen, um dem globalen Wandel zu begegnen, Naturgefahren zu verstehen und den Energie- und Rohstoffbedarf nachhaltig zu sichern.

Zur Unterstützung unserer Wissenschaftlichen Vorständin ist am GFZ die folgende Stelle zu besetzen:

Assistenz der Wissenschaftlichen Vorständin (w_m_d)

Kennziffer 9566

• Organisation, Koordination und Durchführung von administrativen Arbeitsprozessen und Vorgängen als integrales Mitglied des Assistenz-Teams zur Unter­stützung der wissenschaftlichen Vorständin des GFZ sowie angrenzender Bereiche (z. B. Termin­koordination, Bearbeitung der Korrespondenz, Ablage- und Akten­management, Informations­recherche)
• Planung und Organisation von internen und externen Geschäfts­terminen, Veranstaltungen, Telefon- und Video­konferenzen im virtuellen sowie im Präsenzmodus, ggf. mit Gästebewirtung
• aktive Unterstützungs­arbeit bei der Vorbereitung der GFZ Gremien-Sitzungen und anderer Governance-Aktivitäten auf Vorstandsebene mit in- und ausländischen Gästen
• Abwicklung der gesamten mündlichen und schriftlichen Kommunikation und Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartner:innen in Deutsch (C1) und Englisch (B2)
• Vor- und Nachbereitung von Vorstandssitzungen und Veranstaltungen, (einschließlich der Erstellung und Überarbeitung von Sitzungs­protokollen)
• Planung und Organisation von nationalen und internationalen Geschäftsreisen für den Vorstand

• Qualifikation als Fremdsprachensekretär:in (w_m_d) o. ä., d. h. kaufmännische oder verwaltungs­technische Ausbildung mit nachgewiesener schriftlicher und mündlicher Sekretariats- und Bürotätigkeit (englische Sprachkenntnisse B2‑Niveau vorausgesetzt)
• mehrjährige Berufserfahrung in der Assistenz von Führungskräften auf Vorstandsebene oder vergleichbar
• souveräner Umgang mit Microsoft Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, SAP) und Adobe­Tools
• ausgeprägtes Kommunikations- und Organisationstalent sowie Integrität, Service­orientierung und Teamfähigkeit
• selbstständige und ergebnisorientierte Arbeitsweise, hohe Flexibilität, Belastbarkeit, Eigeninitiative und schnelle Auffassungsgabe
• diskreter Umgang mit Informationen und Sensibilität im Umgang mit Ansprechpartner:innen auf allen Ebenen

• anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben in einem dynamischen und internationalen Forschungsumfeld
• modernste Ausstattung der Arbeitsplätze
• Zusatzleistungen des öffentlichen Dienstes
• umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten
• eine flexible Arbeitszeit- und Arbeitsplatzgestaltung
• Unterstützung zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben durch benefit@work
• eine Betriebskindertagesstätte auf dem Forschungsgelände
• einen Arbeitsplatz im Wissenschaftspark Albert Einstein auf dem Potsdamer Telegrafenberg
• eine gute Erreichbarkeit zum nahegelegenen Potsdamer Hauptbahnhof, sowohl fußläufig als auch mit Shuttlebus

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