Job Description
Wir, die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA), sind eine Ressortforschungseinrichtung im Geschäftsbereich des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS). An drei Standorten in Dortmund, Berlin und Dresden arbeiten rund 750 engagierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an der Schnittstelle zwischen Forschung, Politik und Praxis sowie in gesetzlichen Aufgaben. Mit unserer DASA‑Arbeitswelt-Ausstellung leisten wir zentrale Bildungs- und Vermittlungsarbeit an eine breite Öffentlichkeit.
Am Standort in Berlin suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine
Bürosachbearbeitung / Teamassistenz (w/m/d) für die Stabsstelle „Medien und Kommunikation“
- bis Entgeltgruppe 6 TVöD
Vollzeit/Teilzeit
unbefristet
- 06.08.2024
- Allgemeine Sekretariatsaufgaben für die Stabsstelle Medien und Kommunikation inklusive Terminkoordination, Telefonservice, Korrespondenz sowie Organisation von Dienstreisen und allgemeinen Verwaltungsaufgaben
- Unterstützung bei der Planung, Durchführung und Nachbereitung von Sitzungen, Organisation von Meetings mit internen und externen Partnern und Dienstleistern, Anfertigen von Protokollen
- Anfertigung von Entwürfen, Reinschriften oder Präsentationen nach Vorlagen, Stichworten oder eigenständig, Erstlektorieren von Texten
- Mitwirkung und Qualitätskontrolle bei der Erstellung von tabellarischen Übersichten, z. B. im Rahmen des internen Berichtswesens
- Sachbearbeitung Wissenschaftstransfer: Unterstützung und Mitwirken im gesamten Herstellungsprozess von Kommunikationsprodukten der externen Kommunikation (Publikationen und Internet, Social Media) inklusive Einholen von Angeboten, Erstellen von Vergabevermerken, Bestellungen (Bedarfsmeldungen [MACH]) sowie Aktenführung, Schriftgutverwaltung und Dokumentenmanagement
- Unterstützung bei Haushaltsangelegenheiten wie Budgetcontrolling/Finanzmittelcontrolling
Erforderlich:
- abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/r oder vergleichbar
- Berufserfahrung im Bereich der Bürosachbearbeitung, vorzugsweise im Aufgabenbereich Kommunikation, z. B. in der Unternehmenskommunikation, einer Redaktion, einer Behörde oder einer Forschungseinrichtung
- sehr gute EDV‑Kenntnisse, insbesondere in Microsoft Office (Word, PowerPoint, Excel, Outlook) und gängigen Web-Konferenztools (z. B. WebEx, DFN Conf usw.) sowie IT‑Affinität (Schnelligkeit und Genauigkeit im Aneignen neuer IT‑Anwendungen)
- sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache (auch zum Korrekturlesen), grundlegende englische Sprachkenntnisse sowie Formulierungsgeschick
- service- und lösungsorientierte Arbeitsweise, Organisationsgeschick und Eigeninitiative, Zeitmanagement
- Freude an Teamarbeit und Interesse an Themen des Arbeitsschutzes und Arbeitsmedizin
Wünschenswert:
- Kenntnisse der Software MACH und E‑Akte
- zukunftsorientiertes, innovatives und gesellschaftlich bedeutendes Arbeitsfeld
- flexible Arbeitszeit und ortsflexible Arbeitsmöglichkeit
- moderne Arbeitsplatzausstattung, auch am häuslichen Arbeitsplatz
- attraktives Entgelt mit Zusatzrente
- individuelle Personalentwicklungsmaßnahmen
- Jobticket mit bis zu 50-prozentiger Arbeitgeberförderung