Job Description

Steigen Sie ein in die faszinierende Welt des Deutschen Zentrums für Luft- und Raumfahrt (DLR), um mit Forschung und Innovation die Zukunft mitzugestalten! Mit dem Know-how und der Neugier unserer 11.000 Mitarbeitenden aus 100 Nationen sowie unserer einzigartigen Infrastruktur bieten wir ein spannendes und inspirierendes Arbeitsumfeld. Gemeinsam entwickeln wir nachhaltige Technologien und tragen so zur Lösung globaler Herausforderungen bei. Möchten Sie diese große Zukunftsaufgabe mit uns zusammen angehen? Dann ist Ihr Platz bei uns!

Für unserInstitut für Physik der AtmosphäreinOberpfaffenhofen bei Münchensuchen wir eine/n

Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement o. ä. (w/m/d)
Projektassistenz und Leitung des Abteilungssekretariats

Das DLR-Institut für Physik der Atmosphäre erforscht die Physik und die Chemie der globalen Atmosphäre vom Boden bis zum oberen Rand der mittleren Atmosphäre in etwa 120 km Höhe. Als Institut des Deutschen Zentrums für Luft- und Raumfahrt beantwortet das Institut für das DLR‑relevante Fragen mit Atmosphärenbezug in den HGF‑Programmen Luftfahrt, Raumfahrt, Verkehr und Energie. Dazu deckt das Institut das gesamte Methodenspektrum aus Sensorentwicklung, Beobachtungen auf unterschiedlichen räumlichen Skalen (lokal bis global), Analyse, Theoriebildung sowie numerischer Modellierung inklusive der Vorhersagefähigkeit ab. Mit Hilfe dieser Kompetenzen bearbeitet das Institut sowohl grundlagen­orientierte als auch anwendungsrelevante Fragestellungen. Dabei kommt der grundlagen­orientierten Vorlaufforschung eine hohe Bedeutung zu, da oftmals erst langfristig angelegte Grundlagenforschung die Realisierung einer bestimmten Anwendung ermöglicht. Darauf aufbauend ist das Institut kompetenter Ansprechpartner zu allen Fragen mit Atmosphären­relevanz für die Gesellschaft und die Politik.

Für unsere Abteilung Erdsystemmodell-Evaluation und Analyse suchen wir eine Assistenz, die die Abteilungsleitung und die Mitarbeitenden bei anfallenden Aufgaben bei der Planung, während der Durchführung und in der Abschlussphase von nationalen und internationalen Projekten unterstützt. Unsere Assistenz wird außerdem die Leitung und Organisation des Abteilungs­sekretariats übernehmen.

Ihre Aufgaben umfassen unter anderem folgende Tätigkeiten:

• Initialisierung und Planung der Projekte
  • generelle Klärung von Fragestellungen mit nationalen und internationalen Behörden, Gremien und Projektpartnern
  • generelle Korrespondenz mit der internen Projektleitung
  • Aufbau und Pflege eines rechnergestützten Archivierungs- und Verwaltungs­systems für Projekt­dokumentationen, Abteilungs­dokumente und Veröffentlichungen
• administrative Durchführung, Kontrolle und Abschluss von Projekten
  • Organisation der erforderlichen Meetings, Workshops, Vortrags­veranstaltungen mit internen und externen Partnern
  • Mitarbeit beim Erstellen von Projektberichten und Präsentationen in Abstimmung mit der Projektleitung
  • Überwachung und Überprüfung der vorgegebenen Sach- und Personal­ressourcen in den einzelnen Projekten, Erkennung von Abweichungen und Bericht dieser an Projektleitung, Abteilungs­leitung
• Unterstützung der Abteilungs­leitung
  • organisatorische Vorbereitung und Planung von Dienstreisen für die Abteilungs­leitung nach wirtschaftlichen Gesichtspunkten
  • Hotelauswahl und ‑buchung, Planung des Reiseablaufs, Bestellung von Fahrkarten und Tickets bei Dienstreisen
  • Erstellen der DR‑Abrechnungen und Kontrolle auf Vollständigkeit und Weiterleitung an die Reisekostenstelle
  • persönliche Assistenz der Abteilungs­leitung
• Leitung des Abteilungs­sekretariats
  • Sekretariat und Dokumenten­verwaltung
  • Besprechungsvorbereitung
• Inventarbeauftragte/r des Instituts

• abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung als Kaufmann/frau für Büromanagement, Bürokaufmann/frau, Industriekaufmann/frau oder gleichwertige Ausbildung
• alternativ Berufserfahrung mit nachweisbaren kaufmännischen Kenntnissen
• Kenntnisse im Projektmanagement und/oder Projektassistenz und/oder in der Antragstellung
• Kenntnisse der Abläufe, Strukturierung und Kostenüberwachung von Projekten
• Erfahrung in der Tätigkeit als Projektassistenz
• Kenntnisse in der Organisation von Veranstaltungen
• Kenntnisse der Organisations­strukturen in einem Forschungs­zentrum
• sehr gute Deutsch- und Rechtschreib­kenntnisse
• sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• gute Kenntnisse im Umgang mit Microsoft-Office-Standard­anwendungen und SAP
• selbständige Leistungen
• Teamfähigkeit

Das DLR steht für Vielfalt, Wertschätzung und Gleichstellung aller Menschen. Wir fördern eigenverantwortliches Arbeiten und die individuelle Weiter­entwicklung unserer Mitarbeitenden im persönlichen und beruflichen Umfeld. Dafür stehen Ihnen unsere zahlreichen Fort- und Weiterbildungs­möglichkeiten zur Verfügung. Chancengerechtigkeit ist uns ein besonderes Anliegen, wir möchten daher insbesondere den Anteil von Frauen in der Wissenschaft und Führung erhöhen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen bevorzugen wir bei fachlicher Eignung.

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