Job Description
Die Fraunhofer-Gesellschaft betreibt in Deutschland derzeit 76 Institute und Forschungseinrichtungen und ist die weltweit führende Organisation für anwendungsorientierte Forschung. Rund 30 800 Mitarbeitende erarbeiten das jährliche Forschungsvolumen von 3,0 Milliarden Euro.
Die Abteilung »Rechnungswesen« steht den Fraunhofer-Instituten und Externen bzgl. aller Fragen zur Rechnungslegung zur Verfügung und erstellt im Rahmen des Jahresabschlusses die Einzelinstitutsabschlüsse.
Zudem betreut die Abteilung »Rechnungswesen« das Modul VIM (Vendor Invoice Management, inkl. Validation) ‒ das zentrale Rechnungseingangsportal für alle Fraunhofer-Institute und die Zentrale.
Weitere Schwerpunkte sind die Führung der Nebenbücher (Kreditoren wie Debitoren), Steueranmeldungen (Umsatzsteuer, Abzugssteuer etc.) sowie das Meldewesen im Außenwirtschaftsverkehr, die Prüfungsbetreuung sowie die Abwicklung der Dauerzahlungsverhältnisse und des Mahnwesens.
Außerdem ist die Abteilung verantwortlich für die Erstellung von Richtlinien für die ordnungsgemäße, vollständige und einheitliche Handhabung des Rechnungswesens.
Die Abteilung »Rechnungswesen« stellt zudem den Zollbeauftragten der Fraunhofer-Gesellschaft.
- Sie sind nach einer intensiven persönlichen Einarbeitungsphase verantwortlich für den VIM-Anwendersupport – an der Schnittstelle zwischen den Instituten, den Fachabteilungen, der Zentrale und der Abteilung »Rechnungswesen«.
- Ebenso liegt die fachliche Betreuung und Unterstützung der Institute sowie der Fachabteilungen der Zentrale bei allen Fragen rund um VIM und die Rechnungsbearbeitung im VIM Workplace sowie der Validierung in Ihrem Zuständigkeitsbereich.
- Kompetent entwickeln Sie unser ERP-System für die Anwendungskomponente VIM-Open Text unter S/4HANA fortwährend weiter.
- Darüber hinaus bereiten Sie unsere jährlichen VIM-Schulungen vor und führen diese durch, wobei Sie auch die Schulungsunterlagen erstellen und aktualisieren.
- Hinzu kommt das zentrale Monitoring durch Kontrollen und Stichproben, wonach Sie Auswertungen für unseren Vorstand formulieren.
- Außerdem managen Sie souverän unser Defect Management, von der Ticketerfassung und -bearbeitung, dem Bugfixing mit OpenText und den Entwicklern, einer fundierten Erstellung von Requirements und Urgent Changes bis hin zum Testen der umgesetzten Lösungen (Testmanagement).
- Klar, dass Sie auch valide und standardisierte Workflow-Prozesse sicherstellen sowie Prozessentwicklungen und die Integration neuer Prozesse im VIM.
- Abgeschlossenes Studium der Betriebswirtschaftslehre (BWL) oder eine vergleichbare Qualifikation; optimalerweise Berufserfahrung im Rechnungswesen / Buchhaltung sowie Prozesserfahrung in der logistischen Rechnungsprüfung in SAP/VIM
- Vorteilhaft: Erste Erfahrung im Projektmanagement und in der Anwenderberatung sowie Schulungserfahrung
- Teamfähigkeit, kombiniert mit kunden- und dienstleistungsorientiertem sicherem Auftreten
- Stilsichere Kommunikationsfähigkeit in deutscher und englischer Sprache
- Exzellenter Umgang mit MS Office, insbesondere Word, Excel und Outlook
- Idealerweise Erfahrung mit SAP S4/HANA sowie mit VIM, Validation Client und OCR/Open Text
- Neben analytischem und bereichsübergreifendem Denken sowie einer strukturierten und verantwortungsbewussten Arbeitsweise bringen Sie eine Hands-on-Mentalität mit, behalten auch in turbulenten Situationen den Überblick und unterstützen das Team bei allen relevanten Aufgaben, seien sie administrativ oder organisatorisch.
- Ein modernes und innovationsfreudiges Arbeitsumfeld in einer der führenden Forschungseinrichtungen in Europa
- Eine sehr abwechslungsreiche und interessante Tätigkeit in einem neu eingeführten Arbeitsbereich, indem wir an der Entwicklung und Optimierung der Prozesse aktiv beteiligt sind, Gestaltungsfreiräume nutzen können und Verantwortung übernehmen
- Individuelle und umfangreiche Fortbildungsangebote für Ihre berufliche und persönliche Entwicklung
- Ein kollegiales und aufgeschlossenes Team, in dem sich hoch motivierte Expert*innen gegenseitig unterstützen und verstärken
- Work-Life-Balance-Angebote wie flexible Arbeitszeitmodelle sowie mobiles Arbeiten von bis zu 60 %
- Optimale Voraussetzungen zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf
- Ein attraktives Gehaltspaket mit 30 Urlaubstagen, betrieblicher Altersvorsorge und Zuschuss zum Jobticket
- Sehr gute Erreichbarkeit der Arbeitsstätte mit öffentlichen Verkehrsmitteln