Job Description
Wir sind das Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE) – und stehen für exzellente Kompetenz in Forschung, Lehre und der vollumfänglichen Gesundheitsversorgung in unseren Kliniken. Unsere rund 15.300 Mitarbeiter:innen streben jeden Tag aufs Neue danach, mit ihrem Beitrag die Welt ein bisschen gesünder zu machen.
Es ist unser Anspruch, eine der führenden Universitätskliniken zu sein – und gleichzeitig der beste Arbeitgeber unserer Branche. So glauben wir im UKE fest daran, dass erfolgreiches und erfüllendes Arbeiten im Einklang mit den persönlichen Bedürfnissen und individuellen Lebensentwürfen der Mitarbeitenden stehen sollte. Und so unterschiedlich diese sind, so vielfältig ist unser Angebot an individuellen Lösungen.
Willkommen im UKE.
Leitungsassistenz - Seminaradministration (all genders) für die Abteilung Führung und Karriere
Vollzeit/Teilzeit | Unbefristet | UKE_Zentrale Dienste
Die UKE-Akademie für Bildung und Karriere (ABK) qualifiziert die berufserfahrenen Fachkräfte des UKE passgenau weiter, identifiziert und entwickelt die Führungskräfte des UKE und bildet Nachwuchsfachkräfte aus.
Die Abteilung Führung und Karriere bietet für die (angehenden) Führungskräfte des UKE-Konzerns sowie für externe Interessierte Fort- und Weiterbildungen in verschiedenen Formaten und Methoden an.
Für den Standort Alstercity (Barmbek Süd) suchen wir für die Abteilung Führung und Karriere ab dem 1. August 2024 ein:e Mitarbeiter:in zur Unterstützung der Seminaradministration.
- Organisation, Administration und Dokumentation der Qualifikationsangebote
- Pflege von Datenbanken und Online-Medien
- Erstellung von Auswertungen und Präsentationen
- Betreuung von Dozierenden und Teilnehmenden vor Ort
- Assistenztätigkeiten für die Abteilungsleitung
- Sicherstellung des reibungslosen administrativen Ablaufes am Empfang sowie Koordination der anfallenden Aufgaben am Standort Alstercity
- Sicherstellung des Seminarbetriebs: Vor- und Nachbereitung der Seminarräume, inklusive des Stellens von Tischen und Stühlen, Ausgabe von Medien und Materialien sowie Bereitstellung des Caterings
- Sicherung der Erreichbarkeit zu den Geschäftszeiten und serviceorientierte Kommunikation mit Dozierenden, Teilnehmenden und Mitarbeitenden
- Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie Protokollführung
- Eigenständige Büroorganisation (z.B. Postbearbeitung, Wiedervorlage, Ablage)
- Vertretung von Kolleg:innen sowie Einarbeitung von neuen Mitarbeiter:innen (z.B. Aushilfen)
- Abgeschlossene Berufsausbildung zum/zur Kauffrau/-mann für Büromanagement oder vergleichbare Berufsausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung
- Vorzugsweise Berufserfahrung in der selbständigen Organisation und Administration von innerbetrieblichen Fortbildungen
- Flexibilität in der Arbeitszeit zur Sicherstellung der bedarfsorientierten Besetzung des Büros im Rahmen der Hamburger Gleitzeitordnung
- Ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung sowie Belastbarkeit
- Sehr gute Kenntnisse in MS Office sowie der Pflege von Datenbanken, sicherer Umgang mit Seminartechnik
- Eigeninitiative und Engagement, Koordinations- und Kommunikationsfähigkeit, Flexibilität und Lösungsorientierung, Zuverlässigkeit und Diskretion
- Geregelte Bezahlung nach TVöD/VKA; attraktive betriebliche Altersvorsorge und verschiedene Mitarbeitendenrabatte
- 30 Tage Urlaub; Möglichkeit zum Sonderurlaub und Sabbatical
- Lage: Standort ist Alstercity (Barmbek Süd)
- Nachhaltig unterwegs: Zuschüsse zum Deutschlandticket als Jobticket und Dr. Bike Fahrradservice; Option zum Dienstrad-Leasing
- Krisensicherer Arbeitsplatz, sinnstiftende Tätigkeit, wertschätzendes Miteinander und offener Wissensaustausch im Team; strukturierte Einarbeitung
- Möglichkeit, im Rahmen unseres Mitarbeitendenprogramms aktiv die Arbeitswelt mitzugestalten und weiterzuentwickeln
- Umfangreiche Fortbildungsprogramme (UKE-Akademie für Bildung und Karriere)
- Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperation zur Kinderbetreuung, kostenlose Ferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
- Ausgezeichnete Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote