Job Description
Fuelling tomorrow – das ist unsere Mission. Die Mobilität der Zukunft braucht innovative Lösungen. Die Energiewelt der Zukunft braucht Möglichmacherinnen und Möglichmacher. Die Zukunft der Energiewelt braucht: dich.
Lass uns gemeinsam die Zukunft der Energiewirtschaft gestalten!
Für unser Officemanagement-Team in der Hamburger HafenCity suchen wir dich zum nächstmöglichen Zeitpunkt als
Executive Assistant / Teamleader (m/w/d)
- Work-Life-Balance: 38,75 Arbeitsstunden pro Woche mit 30 Tagen Jahresurlaub
- Gestaltungsmöglichkeit: Vertrauensarbeitszeit und flexible Gestaltung des Arbeitsortes innerhalb Deutschlands in Rücksprache mit dem Team
- Vergütung und Zusatzleistungen: Gewinnbeteiligung, Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld, Fahrtkostenzuschuss etc.
- Unterstützung in verschiedenen Lebenslagen: durch unseren Partner PME Familienservice in Form von Unterstützung in Lebenskrisen, professioneller Beratung bei beruflichen und privaten Fragestellungen, subventionierten Feriencamps für Kinder, Nanny-Support etc.
- Sicherheit und Vorsorge: Unfallversicherung auch für den privaten Bereich; hoher Arbeitgeberzuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge; Langzeitarbeitskonto mit Sparmöglichkeiten für Sabbatical oder früheren Renteneintritt
- Gesundheit: Online-Sportkurse, kostenfreie Nutzung der Headspace-App und Fahrrad-Leasing
- Learning & Development: Unterstützung auf dem individuellen Entwicklungspfad mit internen und externen Weiterbildungs- und Coachingmöglichkeiten
- Networking: Netzwerke im Unternehmen, um teamübergreifende und internationale Verbindungen zu knüpfen, sowie Firmenevents
- Offene Unternehmenskultur: im Herzen ein Familienunternehmen, mit Drive, gelebter Toleranz, Speak-up-Kultur und kollegialem Zusammenhalt auf dem Weg in eine grüne Zukunft
- Modernes kollaboratives Büro: mit subventioniertem Mitarbeiterrestaurant, offenem Raumkonzept und Ausblick auf die Elbe und den Hafen
Du bist als erfahrene Executive Assistant für den Senior Vice President Sales & Marketing von Mabanaft eine vertrauensvolle Ansprechpartnerin und geübt in anspruchsvollem Termin- sowie Reisemanagement und kümmerst dich um eine reibungslose Organisation und Koordination im Daily Business. Zusätzlich bist du Teamleader der Assistants und bist die disziplinarische und fachliche Führung eines 4-köpfigen Teams, das mit seiner professionellen und vorausschauenden Arbeitsweise im Arbeitsalltag unterstützt. Dank deiner strategischen Denkweise optimierst du die Prozesse und Strukturen im Team und entwickelst deine Teammitglieder und die Zusammenarbeit im Team weiter.
Deine Aufgaben auf einen Blick:
Executive Assistant
- Unterstützung bei der Terminplanung eines dynamischen Kalenders und bei der Koordination/Organisation von Meetings sowie internen und externen Events, inkl. Travel Management
- Sicherstellung einer effektiven Kommunikation zwischen dem Management und internen/externen Ansprechpartnern und Interessengruppen
- Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs und einer effizienten Büroorganisation, inkl. Office Management im Team
- Erstellung interner und externer Kommunikation, inkl. Berichten, Präsentationen, Analysen und Dokumentationen sowie Ablage der Unterlagen
Teamleader
- Disziplinarische und fachliche Führung eines 4-köpfigen Assistant Teams
- Strategische Weiterentwicklung der Prozesse und Strukturen im Team
- Langjährige Erfahrung als Executive Assistant in Unternehmen mit dynamischem Geschäftsumfeld oder eines anspruchsvollen Executives
- Erste Erfahrung in der Personalführung von Vorteil, aber auch der starke Wunsch nach Weiterentwicklung in diesem Bereich
- Schnelle, absolut präzise und genaue Arbeitsweise
- Hervorragende mündliche und schriftliche Kommunikation in Deutsch und Englisch
- Strategische Denkweise, Empathie und Blick fürs Detail