Job Description
Als „Die Forschungsuniversität in der Helmholtz-Gemeinschaft“ schafft und vermittelt das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) Wissen für Gesellschaft und Umwelt. Ziel ist es, zu den globalen Herausforderungen maßgebliche Beiträge in den Feldern Energie, Mobilität und Information zu leisten. Daran arbeiten am KIT rund 9.800 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf einer breiten disziplinären Basis in Forschung, Lehre und Innovation zusammen.
Wir suchen für das Institut für Mikrostrukturtechnik – Thin Film Technologie (IMT-TFT) ab November 2024 oder später unbefristet eine/einen
Verwaltungsmitarbeiterin / Verwaltungsmitarbeiter (w/m/d)
Assistenz – Controlling – Personal
Im Bereich Thin Film Technology (TFT) am KIT unterstützen Sie in Ihrer Funktion als Verwaltungsmitarbeiter*in die Leitung der TFT sowie das Team der Doktorandinnen und Doktoranden. Es erwartet Sie ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet und eine angenehme Arbeitsatmosphäre. Ihre Tätigkeit beinhaltet insbesondere die:
- Bearbeitung von Vorgängen im Haushalts- und Drittmittelbereich
- Durchführung von Beschaffungen mittels SAP einschließlich Rechnungskontrolle
- Überwachung und Erfassung der Budgetvorgaben und Veranlassen von Umbuchungen
- Vorbereitung und Verwaltung von Personalangelegenheiten
- Organisation von Dienstreisen und Veranstaltungen (Tagungen, Sitzungen, Projekttreffen)
- Unterstützung der Leitung bei der Erstellung von Berichten
- Abwicklung der Korrespondenz mit Projektträgern
- Organisation und Verwaltungsaufgaben im Bereich studentische Arbeiten und Lehrangelegenheiten
- Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung zur/zum Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement (w/m/d), im Sekretariats- oder Verwaltungsbereich bzw. über eine vergleichbare Qualifikation.
- Sie können idealerweise Berufserfahrung in den o. g. Aufgabengebieten nachweisen.
- Die deutsche Sprache beherrschen Sie sicher in Wort und Schrift und Sie verfügen über gute Englischkenntnisse.
- Sie sind erfahren im Umgang mit den MS Office-Programmen und bringen SAP-Kenntnisse mit.
- Sie zeichnen sich durch eine selbstständige, sorgfältige Arbeitsweise sowie eine schnelle Auffassungsgabe aus.
- Organisations- und Kommunikationsgeschick runden Ihr Profil ab.
- Sie arbeiten gerne im Team, mit Studierenden und Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern.
Teil bei der einzigen deutschen Exzellenzuniversität mit nationaler Großforschung und arbeiten Sie unter hervorragenden Arbeitsbedingungen in einem internationalen Umfeld. Starten Sie beruflich mit einer zielgerichteten Einarbeitung sowie breitgefächerten Weiterqualifizierungsangeboten. Profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeitmodellen (Gleitzeit, Homeoffice), diversen Sport- und Freizeitangeboten sowie Kinder- und Ferienbetreuungsangeboten. Des Weiteren bieten wir einen Zuschuss zum Jobticket BW in Höhe von 25 -/Monat und ein vielseitiges Angebot in verschiedenen Mensen.
Bei gleicher Eignung werden anerkannt schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt.
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