Jobware GmbH

Job Description

Als „Die Forschungsuniversität in der Helmholtz-Gemeinschaft“ schafft und ver­mittelt das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) Wissen für Gesellschaft und Umwelt. Ziel ist es, zu den globalen Herausforderungen maßgebliche Beiträge in den Feldern Energie, Mobilität und Information zu leisten. Daran arbeiten am KIT rund 9.800 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf einer breiten disziplinären Basis in Forschung, Lehre und Innovation zusammen.

Wir suchen für das Institut für Produktionstechnik (WBK) zum nächst­mög­lichen Zeitpunkt befristet für 2 Jahre eine

Assistenz der Institutsleitung (w/m/d)

Teilzeit 50%

• Sie unterstützen die Institutsleitung des WBK Instituts für Produktionstechnik im Sekretariat und sind für das operative Tagesgeschäft verantwortlich.
• Sie bereiten Sitzungen und Entscheidungsprozesse in enger Zusammenarbeit mit den zugeordneten Abteilungen des Instituts und unter Verknüpfung vielfältiger interner und externer Partner vor.
• Sie unterstützen die Institutsleitung in administrativen Belangen eines Förderprojektes.
• Ferner erarbeiten Sie entscheidungsreife Vorlagen für die Institutsleitung, Projektleitungen sowie externe Projektpartner und verfolgen deren Umsetzung.
• Sie wirken bei der Koordinierung von Aufgaben für die Institutsleitung mit und sind für das verlässliche Termin- und Reisemanagement sowie eine reibungslose Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern und die Vor- und Nachbereitung von Konferenzen und Veranstaltungen verantwortlich.
• Sie wirken bei der Konzeption von Seminaren, Kolloquien, Workshops und Führungen mit.
• Sie übernehmen das Organisationsmanagement von internationalen Meetings/Kolloquien und erstellen sämtliche Tagungsunterlagen sowie wesentliche Inhalte von Präsentationen und weiteren Informationsunterlagen.

• Sie verfügen über eine abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann/-frau (w/m/d) für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation und relevante Berufserfahrungen.
• Den sicheren Umgang mit Microsoft Office Tools sowie eine gute Ausdrucksfähigkeit in Deutsch und Englisch in Wort und Schrift setzen wir voraus.
• Persönlich zeichnen Sie sich durch eine hohe Zuverlässigkeit sowie eine selbständige, eigenverantwortliche und strukturierte Arbeitsweise aus.
• Sie überzeugen durch ein freundliches, verbindliches Auftreten sowie eine starke Kunden- und Serviceorientierung.
• Organisationstalent sowie eine ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit runden Ihr Profil ab.

Teil bei der einzigen deutschen Exzellenz­universität mit nationaler Großforschung und arbeiten Sie unter hervor­ragenden Arbeits­bedingungen in einem internationalen Umfeld. Starten Sie beruflich mit einer ziel­gerichteten Einarbeitung sowie breit­gefächerten Weiterqualifizierungs­angeboten. Profitieren Sie von flexiblen Arbeits­zeit­modellen (Gleitzeit, Homeoffice), diversen Sport- und Freizeit­angeboten sowie Kinder- und Ferien­betreuungs­angeboten. Des Weiteren bieten wir einen Zuschuss zum Jobticket BW in Höhe von 25 -/Monat und ein viel­seitiges Angebot in verschiedenen Mensen.

Bei gleicher Eignung werden anerkannt schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt.

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