Job Description
Wir sind ein engagiertes und bundesweit tätiges Stadtplanungsbüro, das in den Bereichen Städtebau und Stadtplanung, Verfahrensbetreuung und Bürgerbeteiligung, Veranstaltungsmanagement und Öffentlichkeitsarbeit tätig ist. Unser Team ist interdisziplinär mit Architekten, Stadtplanern und Landschaftsarchitekten besetzt, unsere Arbeit zeichnet sich durch Originalität und Flexibilität, durch ein breites Tätigkeitsspektrum und gute Vernetzung mit anderen kreativen Branchen aus. Wir sind ein soziokratisch organisiertes Unternehmen und gestalten unser Arbeitsumfeld aktiv mit. Im Team leben wir eine offene und direkte Bürokultur, in der wir unser Wissen und unsere Fähigkeiten austauschen und Verantwortung gemeinsam tragen. Damit eröffnen wir jedem Einzelnen Chancen individueller Entfaltung.
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt (idealerweise bereits zum 1. Juli 2024) eine erfahrene Bürokraft als Projektassistenz für folgende Aufgaben:
Organisatorische Unterstützung des Teams in der Projektarbeit, z. B.:
- Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen (Raumbuchungen, Catering, Technik)
- Unterstützung beim Terminmanagement mit externen Beteiligten (Einladung, Terminbestätigung, ggf. Hotelreservierungen)
- Verwaltung und Ordnung von projektbezogenen Materialien (Architekturmodelle, Pläne, Materialien für Veranstaltungen etc.)
Vertretung der Teamassistenz im Urlaubs- und Krankheitsfall (klassisches Büromanagement) z. B.:
- Empfang, Telefondienst, Korrespondenz, Postein- und -ausgang,
- Unterstützung bei der Materialbeschaffung, Ablage
- Organisation und Buchung von Geschäftsreisen, Teamexkursionen, Terminorganisation und -vorbereitung
- Protokollführung bei den internen Jour Fixe Bürobesprechungen
- Vor- und Nachbereitung der Bewirtung zu Besprechungsterminen
Die beschriebenen Aufgaben sind ein fester und unverzichtbarer Bestandteil der ausgeschriebenen Stelle. Darüber hinaus ist das Mitwirken in den Arbeitsbereichen Arbeitsschutz und Öffentlichkeitsarbeit denkbar. Die Arbeit zeichnet sich durch ein hohes Maß an Außenkommunikation mit Dienstleistern und in Projekten beteiligten Akteuren aus. Daher legen wir großen Wert auf eine sympathische und fehlerfreie Ausdrucksweise in Wort und Schrift.
Projektassistenz (30 bis 35 Stunden/Woche, Montag bis Freitag)
Gesuchtes Profil
- Berufserfahrung im Bereich Office Management, Team-Assistenz
- Eigenverantwortliches und selbständiges Arbeiten: "Hands-on Mentalität"
- Teamfähigkeit
- Schnelle Auffassungsgabe und Flexibilität
- Strukturiertes Arbeiten
- Organisationsgeschick
- Sicherer Umgang mit MS-Office (Word und Excel)
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Englischkenntnisse sind vorteilhaft
... einen attraktiven Arbeitsplatz in der HafenCity in unmittelbarer Nähe zur U4 Haltestelle „HafenCity Universität“ im Quartier Baakenhafen, ein modernes Arbeitsumfeld mit einer offenen Atmosphäre und ein freundliches und dynamisches Team. Wir unterstützen den Umweltverbund und bieten allen Mitarbeitern die Möglichkeit eines JobRads. Wahlweise unterstützen wir alternativ das Deutschlandticket.
Aufgrund des beschriebenen Profils und der notwendigen Präsenz wird eine Teilzeitstelle mit 30-35 Stunden gesucht. Gewünscht ist eine Präsenz von Montag bis Freitag. Wünschenswert ist ein täglicher Arbeitsbeginn um 08.30 Uhr. Auf Grund des beschriebenen Profils können die Aufgaben nur in Ausnahmefällen im Home-Office erledigt werden.
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