Job Description
Die Hausärztliche Vertragsgemeinschaft AG (HÄVG) ist eine Management-gesellschaft für die besondere hausärztliche Versorgung. Sie wurde von Hausärzt*innen für Hausärzt*innen gegründet, um im Gesundheitswesen Verträge gemäß §73b SGB V zu gestalten und umzusetzen. Wir unterstützen die Hausärzteverbände bei der Verhandlung von Verträgen mit gesetzlichen Krankenkassen und bieten den vollumfänglichen Managementservice für die an den Verträgen teilnehmenden Hausärzt*innen. Von der Organisation der Teilnahme bis hin zur Auszahlung der Honorare gestalten wir rund um die Hausarztzentrierte Versorgung (HZV) alles für die Hausärzt*innen.
Zur Verstärkung unserer Personalabteilung suchen wir dich am Standort Köln ab sofort in unbefristeter Einstellung als
Teamassistenz (alle*)
in Vollzeit
*Komm wie du bist - unabhängig von Geschlecht, Alter, ethnischer Zugehörigkeit, sexueller Orientierung oder Behinderung. Wir lieben die bunte Vielfalt bei der HÄVG und suchen Menschen, die für das Gesundheitswesen brennen und lieben, was sie tun. Dort wo wir das generische Maskulinum verwenden, tun wir dies zur besseren Lesbarkeit.
Wir suchen dich als eine engagierte und zuverlässige Teamassistenz (alle*), die unser Team unterstützt und für einen reibungslosen Ablauf sorgt.
- Du koordinierst Termine im Rahmen von HR-Projekten und Meetings für das Team und die Abteilungsleitung
- Du unterstützt die Personalentwicklung bei der Planung, Umsetzung und Nachbereitung von Fortbildungsterminen für unsere Mitarbeitenden. In diesem Rahmen bist du unter anderem verantwortlich für das Teilnehmermanagement, die Vorbereitung von Schulungsräumen, die Evaluation unserer Fortbildungen sowie die Rechnungsprüfung
- Du hast Veränderungen im Blick, die für unsere Schnittstellen relevant sind (z.B. die Änderung von Kostenstellen oder neu ausgegebene Firmenkreditkarten) und sicherst den Informationsfluss
- Dir entgeht kein Geburtstag und kein Firmenjubiläum und du kümmerst dich darum, dass besondere Anlässe zu einer schönen Erinnerung für unsere Mitarbeitenden werden
- Du prüfst regelmäßig unsere Bestände an Büromaterialien und bestellst bei Bedarf Materialien nach.
- Du verwaltest den Postein- und Ausgang und beantwortest allgemeine Anfragen von Mitarbeitenden und Dienstleistern
- Du erstellst Dokumente (Vorlagen, Formulare, Bescheinigungen, Serienbriefe u.v.m.) und übernimmst die digitale und analoge Ablage
- Du bringst eine abgeschlossene Berufsausbildung (oder ein abgeschlossenes Studium) und Berufserfahrung als Assistenz mit
- Dich zeichnet ein sehr ausgeprägtes Qualitätsbewusstsein und ein hohes Maß an Zuverlässigkeit aus
- Du behältst auch in herausfordernden Situationen den Überblick
- Du arbeitest gerne im Team und hast Spaß daran, deine Kolleg*innen proaktiv zu unterstützen
- Du hast eine einladende, menschenorientierte Grundhaltung und gute kommunikative Fähigkeiten
- Du bist geübt im Umgang mit MS Office-Anwendung (Outlook, Word, PowerPoint, Excel, Teams)
- Du musst nicht alles wissen, aber alles lernen wollen
- einen zukunftsfähigen, gesellschaftsrelevanten und sinnstiftenden Arbeitsbereich im Gesundheitswesen
- die Chance, deine Potentiale zu entfalten und dich persönlich weiterzuentwickeln, z.B. im Rahmen von Feedback- und Entwicklungsgesprächen und individuell zugeschnittenen Fort- und Weiterbildungen sowie Zertifizierungen (speziell für IT'ler)
- Strukturen mit kollegialen Entscheidungswegen, bei denen du aktiv mitwirken kannst
- die Möglichkeit, das Unternehmen mit deinen eigenen Ideen und Stärken mitzugestalten
- Raum und Zeit zum Lernen, für den Austausch und die Vernetzung mit deinen Kolleginnen und Kollegen, z.B. in unserer Open HÄVG oder unseren Unternehmens- und Teamevents
- eine flexible Arbeitskultur, die es dir ermöglicht, Arbeit, Familie und Freizeit in Einklang zu bringen
- ein umfangreiches und interdisziplinäres Onboarding.
- eine erhöhte Bezuschussung der betrieblichen Altersvorsorge und ein Gesundheitskonto (bis zu 600,00€ im Jahr für deine individuelle Gesundheitsförderung)
- ein komplett bezuschusstes Deutschlandticket oder ein Job-Rad